Приобрести месячную подписку всего за 240 рублей

Плюсы и минусы электронного оборота документов

«Expert Online» 2016

Многие компании сегодня по-прежнему используют традиционный бумажный документооборот, при этом они стараются частично либо полностью автоматизировать данный процесс, который обладает рядом преимуществ

Электронный документооборот является единым механизмом движения документов, созданных на базе компьютерных средств и оформленных специальной электронно-цифровой подписью. Данный механизм может быть успешно реализован на малом предприятии, в крупной компании или огромной корпорации, подробности на Биайэй-Технолоджиз.

Преимущества электронного документооборота:
Прозрачность бизнес-процессов. Значительно быстрее и проще становится исполнение, получение, создание и хранение документов. Также увеличивается эффективность контроля руководством бизнес-процессов.

Улучшение исполнительской функции. Руководитель успевает контролировать результаты и скорость работы, что увеличивает процент выполнения поручений сотрудниками.

Требуется меньше времени на создание и обработку документов. Благодаря электронному механизму появляется возможность быстро искать, создавать, рассылать, обрабатывать документы, автоматически формировать реестры, отчеты и сводки, что улучшает качество и оперативность выполнения работы.

Повышение уровня конфиденциальности. Участники рабочего процесса получают определенную степень доступа к базе документов компании, а любые действия сохраняются компьютерной системой. Также существенно снижается вероятность утечки информации.

Оптимизация системы обучения сотрудников и схемы внедрения новых бизнес-процессов. Новые инструкции при наличии электронного оборота документов быстрее внедряются компанией.

Повышение корпоративной культуры. Каждый сотрудник компании знает о всех корпоративных процессах, поскольку подразделения имеют единое информационное поле.

Недостатки электронного документооборота:
Проблема сохранности информации. Компьютер может быть атакован вирусом или возникнут неполадки в системе сохранения документов.

Проблема персонала. Некоторые сотрудники, которые привыкли к ручному труду, не смогут на первых этапах внедрения нового механизма качественно делать свою работу.

Большие финансовые затраты. На внедрение электронного оборота компании придется серьезно потратиться.

Географический фактор. Не все контрагенты способны сотрудничать в системе электронного обмена.

Электронный документооборот в будущем может стать неотъемлемой частью крупного предприятия с множеством подразделений, однако сейчас в этой системе остаются недостатки, требующие технологической и законодательной доработки. 




    Реклама

    Системный подход к инжинирингу и подготовке кадров

    Об опыте и о новых идеях рассказывает генеральный директор МВШИ Вальтер Рац


    Реклама