Приобрести месячную подписку всего за 290 рублей
Технологии

«Дайте мне точку опоры….», или как Enterprise Content Management управляет всем

«Expert Online» 2017

Более четверти века российские организации стремятся перевести свои рабочие процессы в цифровой формат и оперировать данными и электронными документами. Сегодня эксперты оценивают уровень «цифровой зрелости» компаний и учреждений, отмечая постепенный рост использования электронного обмена информацией.

Пока цифровая эпоха наступила не в полной мере

Аналитики  IDC Russia[1] в своем недавнем исследовании обозначили, что в России постепенно сокращается значение распечатываемых на бумаге документов. В 52% компаний отмечается движение в сторону цифровой модели работы, предполагающей электронные документооборот и взаимодействие, интеграцию бизнес-приложений и т.д. Однако, по оценкам  экспертов, в российском бизнесе и госсекторе количество бумажных документов либо сходно с количеством электронных, либо далеко превосходит его.  Еще один показатель перехода на цифровые рельсы – положение юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). С 2013 года у компаний появилась возможность обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, но к текущему моменту количество перешедших на ЭДО составляет чуть более 7%. Многим крупным компаниям приходится работать по комбинированной схеме с превалирующим бумажным документооборотом.

Такова реальность, и применять для ее изменения революционные методы, сегодня мало кто готов, несмотря на всеобщее декларирование цифровой экономики. А вот встраивать бумажные потоки в цифровую модель управления возможно уже сейчас. С практической точки зрения это сулит экономию и оптимизацию работы подразделений. Со стратегической – реальную и быструю трансформацию управления. При этом нет необходимости изобретать и пробовать какой-то новый, специальный, инструментарий. Достаточно в полной мере использовать сервисы, которые всегда шли рядом, но, кажется, прежде не пересекались.

Документы и данные как услуга

Традиционно за управление электронными документами  и их хранение на предприятиях и в госсекторе отвечают электронные архивы, внедренные на базе платформ Enterprise Content Management (ECM). Документы автоматически обрабатываются, вводятся в ECM, где хранятся централизованно и надежно. Прочие информационные системы содержат в себе только данные – благодаря интеграции с электронным архивом они «избавлены» от необходимости хранить тяжелые электронные документы и сканы, а пользователи приложений могут легко получить доступ к необходимым документам. О таких важных задачах как обеспечение  целостности и достоверности электронных документов и данных, исключение дубликатов и контроль комплектности, можно не беспокоиться – их автоматически решает ECM. Благодаря централизованному управлению справочниками организация успешно оперирует как актуальной, так и исторической информацией.

Однако, поток бумажных документов по-прежнему требует внимания. Бумажные документы – это источник данных, которые нужно вводить в различные информационные системы. Заменить полностью бумажные оригиналы электронными копиями сегодня нельзя, в том числе в силу законодательства. Например, несмотря на использование автоматизированного учета в бухгалтерии, специалистам необходимо обращаться именно к бумажным оригиналам документов в силу самых разных причин.  Оригиналы необходимо хранить согласно их жизненному циклу, обеспечивать сотрудникам эффективный поиск в бумажном массиве и регламентированный доступ к документам. Едва ли не каждая организация регулярно сталкивается с проблемой, когда документы, аккумулируемые и  хранящиеся в одном подразделении, востребованы для бизнес-процессов других отделов.

Иными словами, масштабы задач по управлению бумагой в любой компании космические, и для решения этих задач требуется системный подход – такой же, с каким ECM управляет электронной информацией. Необходимо, чтобы бумажные документы пребывали в актуальном состоянии, были надежно защищены, легко и быстро находимы  и мгновенно доступны. Сегодня это не только возможно, но и целесообразно, если прибегнуть к аутсорсингу у подрядчика, который реализует комплексные проекты  по управлению документами и внедрению решений на базе ECM.

Синергия

Корпорация ЭЛАР обрабатывает бумажные потоки документов, извлекая из них актуальные данные и загружая в информационные системы (компания более 25 лет занимается оцифровкой документов для бизнеса и госсектора и обладает крупнейшей производственной площадкой в Европе). Обработка может идти по разным сценариям. Например, документы сканируются, индексируются, и извлеченные сведения предоставляются либо в формате базы данных для загрузки в информационную систему, или непосредственно в нее вводятся. Для индексирования подбирается индивидуальное решение в зависимости от характера массива – используется широкий спектр программ и алгоритмов извлечения данных, ручная  ретроконверсия. Ограничений по формату и качеству, документов,  а также ограничений на обработку  конфиденциальной и грифованной информации, у ЭЛАР нет. Электронные копии документов уходят в электронный архив, интегрированный с информационной системой. Таким образом, сотрудники организации могут работать с данными и  иметь доступ к электронным копиям документов.  Если организация работает только с данными, цифровые копии документов в процессах не нужны, а вот бумагу хранить необходимо в соответствии с жизненным циклом документов, осуществляется только ретроконверсия.  Бумажные оригиналы отправляются на внеофисное хранение ЭЛАР. BOX.

Классическое внеофисное хранение документов ЭЛАР трансформировал до высокотехнологичного сервиса, который также может включать оцифровку документов и ECM-платформу на базе собственного ПО ЭЛАР Контекст. Если возникнет необходимость доступа к документам, которые хранятся дистанционно, специалисты организации смогут работать через систему электронного архива. При ее интеграции с другими ИТ-приложениями, сотрудники будут «заказывать» документы из интерфейса CRM (Customer Relationship Management), АБС (Автоматизированная банковская система), СЭД (система электронного документооборота) и др.  Сегодня ЭЛАР берет на полный аутсорсинг абсолютно все процессы управления документами. В состав комплекса услуг входит даже разветвленная служба курьерской доставки, которая собирает и доставляет документы для обработки из почтовых отделений и других источников.  То есть, уже на входе документов в организацию реализуется концепция безбумажного офиса.

Эффект от взаимодействия  и слияния профессионального управления документами и ECM получается поистине синергетическим – результативность определяемых документами процессов повышается во много раз. Так ECM выводит управление информацией на новый уровень.

На правах рекламы.


[1] International Data Corporation - международная исследовательская и консалтинговая компания




    Реклама

    как Enterprise Content Management управляет всем

    Более четверти века российские организации стремятся перевести свои рабочие процессы в цифровой формат и оперировать данными и электронными документами.

    Интервью Губернатора ЯНАО Дмитрия Кобылкина

    Впервые за последние несколько лет бюджет ЯНАО на 2018-2020 года сверстан бездефицитным.


    Реклама