ПУБЛИКУЙТЕ НОВОСТИ О ГЛАВНЫХ СОБЫТИЯХ
СВОЕЙ КОМПАНИИ НА EXPERT.RU

Самое интересное за месяц с комментариями шеф-редактора. То, что нельзя пропустить!

Особенности архивного хранения документов

«Expert Online» 2018

За время работы любого предприятия, организации накапливается огромное количество документов. Для документации обязательно нужно место хранения и обработки. В любой момент к ней должен быть доступ, её надо бережно хранить

Она подвергается утилизации или сканированию. Одним словом, документооборот является неотъемлемой частью работы и им должен заниматься какой-либо сотрудник, а для бумаг необходимо постоянное место хранения.

Способы решить данную проблему, конечно же, есть. Причём их несколько. Рассмотрим каждый поподробнее:
1) Для корпоративных документов без проблем можно найти специализированную мебель, короба и кейсы. Короб делают из разнообразного материала, а качественным является гофрированный картон. У данных изделий довольно много достоинств. Они долговечны, прочны, компактны, имеют маленький вес, эргономичные и, что не менее важно, вместительны.

2) Ещё одним местом для документов и, возможно, самым оптимальным являются стеллажи. Данный предмет мебели имеет огромное количество различных ящиков, полок, которые могут быть открытыми или закрытыми, иметь разный размер, материал исполнения, дизайн, расцветку и комплектацию. Также есть вариант с покупкой готового высококачественного стеллажа, в котором будут храниться документы.

А ещё можно сделать заказ, чтобы изготовили нужный стеллаж в соответствии с индивидуальным проектом. Вся мебель располагается в рабочих кабинетах сотрудников. Такой вариант подойдет только тогда, когда в организации находится адекватный объём документации. А ведь так бывает далеко не всегда и не везде. Поэтому стеллажное оборудование может не решить данную проблему полностью, в таком случае необходим другой способ хранения документов.

3) Чтобы решить проблему, которая встаёт перед организациями с большим количеством бумаг, необходимо сделать архив, подробнее на reisswolf.ru. Организовать архив можно и в каком-либо офисном помещении, но вот только оно должно подходить для того, чтобы там бережно и качественно содержалась вся документация.

Нежелательно делать местом архива комнату, которая расположена рядом с инженерными коммуникациями, а также в подвалах и на чердаках. Внутри архива обязательно нужно создать благоприятный микроклимат для хранения документации предприятия и постоянно поддерживать его. Нельзя допускать повышенной влажности, яркого света и множество других факторов, которые могут оказать губительное влияние на бумажные носители информации.

4) Чтобы избежать сложности в организации самостоятельного архива на базе одного из офисов, многие руководители решают проблему вот таким образом. Заключается договор между организацией и каким-либо архивным центром, таким образом, на хранение в архив передаётся вся корпоративная документация.

Документы из организации в архив передаются в порядке очереди. В каждом архиве есть сотрудники, которые занимаются разработкой план-графика сдачи документации. План-график утверждается с руководителем предприятия. Передачей документов в архив занимаются сотрудники организации, ответственные за данную процедуру. Хранение документов в архиве варьируется от 1 года до 75 лет, в зависимости от их вида.

Предприятию необходимо осуществлять передачу данных в архив в соответствии с утверждённым план-графиком. Для того, чтобы передать документацию, создаётся комиссия, которая включает в себя 2-5 человек.

Этапы оформления документов:

а) подготовка дел;

б) проведение экспертизы и оценка значимости документов;

в) составление акта с указанием дел, подлежащих уничтожению;

г) описание каждого дела.

Для отправки документов в архив их необходимо классифицировать:

а) первая группа представляет собой архивные документы временного хранения;

б) вторая группа включает в себя документы постоянного хранения.Временные документы хранятся в архиве не более 10 лет.Документы постоянного хранения находятся в архиве около 75 лет.

После проведения всех процедур руководитель может быть спокоен за документацию предприятия, потому что в архиве работает высококвалифицированный персонал с большим опытом в этом деле и с нужным для хранения документов оборудованием.

В таких архивных комплексах создается и поддерживается необходимый микроклимат, здесь находится требуемое оборудование для работы с бумажными носителями. Кроме хранения, на складах с хорошим оборудованием, архивные компании выполняют и прочие виды работ. Например, обеспечивают сканирование документов, утилизируют их, производят электронную обработку, занимаются архивным переплётом и т.д. 

Самое интересное, что данная услуга выгодна в финансовом плане. За последние время архивные компании достигли особой популярности, потому что они значительно сужают затрату финансовых средств, а также экономится время, не тратятся нервы и берегутся силы, что очень важно в жизни каждого человека.

Подписаться на «Эксперт» в Telegram



    Реклама



    ИТС: сферы приложения и условия эффективности

    Камеры, метеостанции, весогабаритный контроль – в Белгородской области уже несколько лет ведутся работы по развитию интеллектуальных транспортных систем.

    Курс на цифровые технологии: 75 лет ЮУрГУ

    15 декабря Южно-Уральский государственный университет отметит юбилей. Позади богатая достижениями история, впереди – цифровые трансформации

    Дать рынку камамбера

    Рынок сыра в России остается дефицитным. Хотя у нас в стране уже есть всё — сырье, поставщики оборудования и технологии

    Когда безопасность важнее цены

    Экономия на закупках кабельно-проводниковой продукции и «русский авось» может сделать промобъекты опасными. Проблему необходимо решать уже сейчас, пока модернизация по «списку Белоусова» не набрала обороты.

    Новый взгляд на инвестиции в ИТ: как сэкономить на обслуживании SAP HANA

    Экономика заставляет пристальнее взглянуть на инвестиции в ИТ и причесать раздутые расходы. Начнем с SAP HANA? Рассказываем о возможностях сэкономить.

    Армения для малых и средних экспортеров

    С 22 по 24 октября Ассоциация малых и средних экспортеров организует масштабную бизнес-миссию экспортеров из 7 российских регионов в Армению. В программе – прямые В2В переговоры и участие в «Евразийской неделе».


    Реклама