Налоговая проверка – 2017

Есть много оснований полагать, что в 2017 году благополучно пройти проверку будет намного сложнее, чем в предыдущие годы. Главным образом, это относится к мероприятиям налогового контроля. Необходимость увеличения поступлений налогов в бюджет стоит перед государством остро, как никогда. Одновременно с этим произошло серьезное расширение полномочий ФНС, в том числе за счет полученных с 1 января 2017 года функций по администрированию страховых платежей. Можно ожидать, что налоговые проверки станут более скрупулезными и всеобъемлющими. Основное внимание контролеров будет сосредоточено на среднем и крупном бизнесе с оборотами более 300 млн рублей в год.

Проверка сейчас в моем офисе: что нужно знать и как себя вести

Не секрет, что тактические, а порою - и стратегические, задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур не совпадают. Кроме того, нельзя целиком исключить риск злоупотреблений со стороны проверяющих просто в силу их личной неопытности, некомпетентности либо преступных мотивов. Поэтому зачастую проверки сопровождаются конфликтами, а сам процесс - огромным, избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими близко и напрямую, так и к остальным работникам. Цель такой оргподготовки - повышение общей безопасности субъекта предпринимательской деятельности.

«Советник по проверкам» – новинка от компании «Гарант», которая поможет успешно пройти более 20 видов проверок десяти надзорных ведомств.
Узнать подробнее

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность "контуров безопасности". Чем их больше - тем меньше возможностей для незваных визитеров явиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории, с охраной на входе и шлагбаумом - это уже первый контур безопасности, первый барьер на пути нежелательных посетителей. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур - офисное здание. На входе - охрана и/или секретарь ресепшн. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур - это те помещения, куда могут попасть только определенные работники. Этого можно достичь сугубо техническими средствами - кодовые или электронные замки и т.п. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и т.п. в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур - это руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их вовсе не в кабинет к начальнику, а в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, а может их быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее - по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней надо стремиться.

Субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшн и штатного юрисконсульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например, отсутствия документов на проверку).

В описанной ситуации психологическое преимущество на стороне проверяемых: проверяющие могут общаться (и, следовательно, запугивать, давить и угрожать) только вот с этим глазком в двери или домофоном, а не с живым человеком. Составлять административный протокол просто не на кого. А главное, утерян фактор внезапности.

На данном рубеже охранник не должен самостоятельно принимать решение о допуске или недопуске посетителей. Такое решение может и должен принимать только руководитель или иное уполномоченное лицо. При этом по внутреннему телефону идет оповещение ключевых подразделений и сотрудников. И в случае, если будет команда "пропустить внутрь", у сотрудников предприятия уже будет некоторый запас времени, чтобы подготовиться к проверочным действиям.

Второй контур - стойка охраны или офис-менеджер. Обязательная внимательная и дотошная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются. Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с Журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки). Доклад руководителю. И проверяющие пусть находятся у двери или стойки охраны до тех пор, пока руководитель не даст команду допуска. После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Все это время их нельзя оставлять одних. Это, с одной стороны, дисциплинирует пришедших. С другой, сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Ведущий-ведомый

Психологический механизм данного явления достаточно прост: в каждой ситуации социального взаимодействия (такой, как выездная проверка) есть ведущий, а есть ведомый. Вам следует всеми способами и средствами стать ведущим, а не ведомым. Если доступ к общению с Вами затруднен по Вашей инициативе, Вашим правилам и вопреки воле оппонентов, то Вы - ведущий, а ведомыми тут становятся проверяющие. Ведь они подчинились Вашей воле! И на подсознательном уровне они чувствуют себя неуверенней. Высокомерие и пренебрежение улетучиваются. Кроме того, часто проверяющие рассчитывают на шоковое состояние при общении, на панику и испуг в глазах проверяемых. Понимая, что этот фактор в данном случае упущен, они теряют контроль над ситуацией. И важно сохранять этот психологический перевес до конца проверки.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с самой простой необходимой мебелью, без цветов и прочего декора и без телефонов. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно устроить проверяющих при длительных проверках. Абсолютно неправильно выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии. В течение короткого времени между Вашим персоналом и чиновниками завязываются неформальные отношения, которые могут привести к утечке информации. Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они не выходили из переговорной, принося им необходимые документы для изучения. Идеальная схема передвижения и проверяющих, и прочих гостей офиса только одна: вход-охрана-секретарь-переговорная- и обратно.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых. Проверяющие собирают информацию в т.ч. и из таких "случайно подслушанных бесед".

Материально-техническое обеспечение офиса

1. Обязательное наличие электронных замков на помещениях, самых важных для жизнеобеспечения предприятия, таких как бухгалтерия, серверная и аналогичных (в зависимости от специфики). Цель - не допустить внезапного и несанкционированного появления нежеланых лиц в таких ключевых точках.

2. Обязательно наличие сейфов и запирающихся шкафов для документов. Вообще, любые документы не должны находиться в легкодоступных местах, архивные документы лучше хранить вне предприятия. Документы, в которых отпала надобность, должны уничтожаться. Цель - не допустить утечек информации.

3. ПК, на которых работают с жизненно важной информацией, должны быть укомплектованы съемными винчестерами, на которых и должна храниться Ваша важная электронная документация. В минуту тревоги съемный диск может быть для Вашего спокойствия быстро изъят и спрятан в личных вещах. Цель - уберечь данные от внезапного и несанкционированного доступа со стороны визитеров.

4. Офис желательно оборудовать устройствами для аудио- и видеозаписи. У охраны, кроме того, должна быть возможность сфотографировать или сделать копии удостоверения пришедших. Цель - иметь доказательства небезупречных документов и поведения проверяющих.

5. На предприятии должен быть свой, постоянно актуализируемый, телефонный справочник по тем надзорным органам власти, которые могут послать к Вам проверяющих. Справочник в идеале должен содержать и ФИО, и должности руководителей (и замов) этих органов; не говоря уже об адресах и точном наименовании. Желательны также номера "телефонов доверия" отделов по борьбе с коррупцией и все контактные телефоны ваших юристов. Цель - проверка личности и полномочий проверяющих.

6. Целесообразно завести журнал учета посетителей (или иной аналогичный документ, в который заносятся сведения о любых посетителях, включая время и, возможно, иные обстоятельства их прихода) и журнал учета проверок (предусмотренный ч. 8 ст. 16 Закона N 294-ФЗ*(1). Сведения в него заносятся по окончании проверки и не всеми проверяющими). Цель - иметь доказательства продолжительности выездной проверки, а также возможного нарушения процедуры.

Тактика "глухой защиты"

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии (в особенности сопровождающейся превышением полномочий со стороны проверяющих) вызывает стресс у его сотрудников, рядовых и не только. Стало быть, им придется работать в состоянии длительной стрессовой ситуации, которая ведет к потере самообладания, способности здраво рассуждать и адекватно действовать. Наиболее подходящая тактика для них - тактика "глухой защиты". Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика "глухой защиты" в общем очень проста - ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках не санкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Лист с переписанными данными положить в карман одежды. БЕЗ предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. ЕСЛИ удостоверения не предъявляются - немедленно доложить руководителю/на пост охраны. ЕСЛИ удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию и прочее: "У меня приказ директора - переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей". О ситуации доложить руководителю. ЕСЛИ вошедшие не возражают против переписываний их данных, но интересуются целью этого, ответить: "Удостоверения переписываются для возможной подачи жалобы в прокуратуру или суд".

2. Не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ: "Я имею право не отвечать на вопросы". И это действительно так. Право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях (на допросах при производстве по возбужденному уголовному делу). Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда Вашего адвоката (п. 6 ч. 4 ст.56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: "У меня нет полномочий на подпись этого документа, я не буду этого делать". И для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон N 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На все вопросы отвечать стандартной репликой: "Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к уголовной ответственности. На любые Ваши вопросы ответит наш руководитель".

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: "Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя" или "Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это".

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу - периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики "глухой защиты". Рядовые сотрудники должны твердо усвоить - на все вопросы любых контролеров всегда отвечает только руководитель. Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Причина этому очевидна: фильтр "опасной/безопасной" информации у всех сотрудников настроен по-разному. К тому же все они владеют разными деталями информации. Поэтому их свободное общение с проверяющими может трансформироваться в непреднамеренное выбалтывание информации, не предназначенной для посторонних. Получается, единоличное общение руководителя с проверяющими - это наиболее безопасная стратегия для предприятия в целом.

В той же и еще большей мере это относится к действиями сотрудников во время проверки: всякая самодеятельность и самостоятельное принятие решений недопустимо. Все решения принимает только высший менеджмент компании.

Тем не менее, не каждый руководитель может досконально изучить все нюансы законодательства по проверкам и инструменты взаимодействия с контролерами, однако это не значит, что решения должны приниматься «вслепую», компания «Гарант» всегда готова обеспечить любой бизнес своевременной и всесторонней правовой поддержкой в вопросах, связанных с прохождением проверок. Для решения этой задачи был выпущен специальный экспертный продукт «Советник по проверкам». Новинка поможет успешно пройти более 20 видов проверок десяти надзорных ведомств. «Советник по проверкам» позволит вам напрямую обратиться к экспертам компании «Гарант» с интересующим вопросом и быстро получить грамотную помощь. Команда высококвалифицированных специалистов подберет решение вопроса с учетом всех индивидуальных особенностей организации и проводимой ревизии.

Вы можете самостоятельно протестировать «Советника по проверкам» и получить ответ на свой собственный вопрос в рамках бесплатного двухнедельного промо-доступа к линии экспертной поддержки.

Оставьте заявку и получите двухнедельный доступ к линии экспертной поддержки по проверкам контролирующих органов


Подробнее о «Советнике по проверкам»