Особенности архивного хранения документов

Москва, 12.12.2018
За время работы любого предприятия, организации накапливается огромное количество документов. Для документации обязательно нужно место хранения и обработки. В любой момент к ней должен быть доступ, её надо бережно хранить

Она подвергается утилизации или сканированию. Одним словом, документооборот является неотъемлемой частью работы и им должен заниматься какой-либо сотрудник, а для бумаг необходимо постоянное место хранения.

Способы решить данную проблему, конечно же, есть. Причём их несколько. Рассмотрим каждый поподробнее:
1) Для корпоративных документов без проблем можно найти специализированную мебель, короба и кейсы. Короб делают из разнообразного материала, а качественным является гофрированный картон. У данных изделий довольно много достоинств. Они долговечны, прочны, компактны, имеют маленький вес, эргономичные и, что не менее важно, вместительны.

2) Ещё одним местом для документов и, возможно, самым оптимальным являются стеллажи. Данный предмет мебели имеет огромное количество различных ящиков, полок, которые могут быть открытыми или закрытыми, иметь разный размер, материал исполнения, дизайн, расцветку и комплектацию. Также есть вариант с покупкой готового высококачественного стеллажа, в котором будут храниться документы.

А ещё можно сделать заказ, чтобы изготовили нужный стеллаж в соответствии с индивидуальным проектом. Вся мебель располагается в рабочих кабинетах сотрудников. Такой вариант подойдет только тогда, когда в организации находится адекватный объём документации. А ведь так бывает далеко не всегда и не везде. Поэтому стеллажное оборудование может не решить данную проблему полностью, в таком случае необходим другой способ хранения документов.

3) Чтобы решить проблему, которая встаёт перед организациями с большим количеством бумаг, необходимо сделать архив, подробнее на reisswolf.ru. Организовать архив можно и в каком-либо офисном помещении, но вот только оно должно подходить для того, чтобы там бережно и качественно содержалась вся документация.

Нежелательно делать местом архива комнату, которая расположена рядом с инженерными коммуникациями, а также в подвалах и на чердаках. Внутри архива обязательно нужно создать благоприятный микроклимат для хранения документации предприятия и постоянно поддерживать его. Нельзя допускать повышенной влажности, яркого света и множество других факторов, которые могут оказать губительное влияние на бумажные носители информации.

4) Чтобы избежать сложности в организации самостоятельного архива на базе одного из офисов, многие руководители решают проблему вот таким образом. Заключается договор между организацией и каким-либо архивным центром, таким образом, на хранение в архив передаётся вся корпоративная документация.

Документы из организации в архив передаются в порядке очереди. В каждом архиве есть сотрудники, которые занимаются разработкой план-графика сдачи документации. План-график утверждается с руководителем предприятия. Передачей документов в архив занимаются сотрудники организации, ответственные за данную процедуру. Хранение документов в архиве варьируется от 1 года до 75 лет, в зависимости от их вида.

Предприятию необходимо осуществлять передачу данных в архив в соответствии с утверждённым план-графиком. Для того, чтобы передать документацию, создаётся комиссия, которая включает в себя 2-5 человек.

Этапы оформления документов:

а) подготовка дел;

б) проведение экспертизы и оценка значимости документов;

в) составление акта с указанием дел, подлежащих уничтожению;

г) описание каждого дела.

Для отправки документов в архив их необходимо классифицировать:

а) первая группа представляет собой архивные документы временного хранения;

б) вторая группа включает в себя документы постоянного хранения.Временные документы хранятся в архиве не более 10 лет.Документы постоянного хранения находятся в архиве около 75 лет.

После проведения всех процедур руководитель может быть спокоен за документацию предприятия, потому что в архиве работает высококвалифицированный персонал с большим опытом в этом деле и с нужным для хранения документов оборудованием.

В таких архивных комплексах создается и поддерживается необходимый микроклимат, здесь находится требуемое оборудование для работы с бумажными носителями. Кроме хранения, на складах с хорошим оборудованием, архивные компании выполняют и прочие виды работ. Например, обеспечивают сканирование документов, утилизируют их, производят электронную обработку, занимаются архивным переплётом и т.д. 

Самое интересное, что данная услуга выгодна в финансовом плане. За последние время архивные компании достигли особой популярности, потому что они значительно сужают затрату финансовых средств, а также экономится время, не тратятся нервы и берегутся силы, что очень важно в жизни каждого человека.

Новости партнеров







«Криогенмаш» - по-прежнему стратегический актив Газпромбанка

Новый глава совета директоров предприятия — заместитель председателя правления Газпромбанка Тигран Хачатуров. Перед менеджментом стоит задача разработать новую стратегию «Криогенмаша», который рассматривается Газпромбанком как стратегический актив

ММК переходит с бумаги на «цифру»

В рамках стратегии цифровой трансформации Группа ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат» активно заменяет бумажные документы цифровыми – уже в 44 организациях Группы действует система электронного документооборота, разработанная специалистами ММК. Коммерческая версия программы доступна для приобретения сторонними компаниями

Продается ЗАВОД МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИЙ В Красноярском крае

Действующее предприятие с многолетней историей Восточно-Сибирский завод металлоконструкций (г. Назарово, мкр промышленный узел, 8) выставлен на торги. Сейчас его возможно приобрести по минимальной стоимости

Мобильный отряд. Как мобильные решения повышают чек в ритейле

Несмотря на цифровую революцию последних лет до объявления в мире режима самоизоляции именно оффлайн-магазины оставались основным местом совершения покупок. С появлением же COVID-19 цифровизация магазинов стала для многих компаний единственно возможным способом остаться на плаву
Новости партнеров

Tоп

  1. Аналитики Reuters сделали новый прогноз по рублю и валютам EM
    Валюты развивающихся рынков упрочат свои позиции на фоне дальнейшего ослабления доллара и восстановления своих экономик после пандемии
  2. Audi e-tron повышает электрическое напряжение
    Премиальные автомобильные бренды продолжают продвигать в России модели на электрическом ходу. В подмосковном Завидово состоялась презентация электрического кроссовера Audi e-tron, продажи которого официально начались на российском рынке.
  3. Германия все настойчивее продавливает свою линию в Европе
    Частично эти перемены объясняются пониманием того, что Германия не имеет выбора и должна стать лидером Европы в набирающей обороты борьбе между США и КНР
Реклама