Удалённая работа: новые возможности или угроза?

Москва, 15.04.2020
Алексей Грамматчиков
Перевод сотрудников на удаленную работу с одной стороны подталкивает компанию к использованию новых цифровых технологий, но с другой ставит перед ней серьезные вызовы, связанные с безопасностью бизнеса и риском потери его управляемости

По данным исследования рекрутинговой компании Ancor, проведенного в марте-апреле этого года, до карантина 66% компаний никогда всерьез не рассматривали возможность удаленной работы для своих сотрудников и только 36% смогли оперативно подстроиться под ситуацию. «Для многих кризис стал еще и технологическим вызовом, - констатирует Наталья Щербакова, директор по продажам и маркетингу компании «Анкор». - Данные исследования показывают, что важность задач по диджитализации выросла в 6 раз, а уверенно себя чувствует только те компании, которые инвестировали силы и средства в развитие технологий для удаленной работы задолго до кризиса».

«Главная сложность происходящего сейчас перехода на удаленную работу – это экстренность и отсутствие подготовительного этапа, – продолжает Александр Григорян, руководитель агентства digital-трансформации «Улей». -- С другой стороны, а почему, вообще говоря, офисный работник не может работать из дома? Дома есть стол и стул, дома есть компьютер и средства связи. Так ли уж велико отличие от обычного офиса? Так кажется на первый взгляд, но преобразование коллектива в распределенную команду таит в себе немало подводных камней, на которые стоит обратить вниманию всякому руководителю».

 

Защититься от утечек

 

Один из этих подводных камней – вопросы безопасности, в частности безопасность связи. Ведь сотрудник, оказавшись дома, выходит за пределы периметра компании, где с большой вероятностью режим безопасности уже был налажен. «Используйте защищенные каналы связи (VPN) при доступе к корпоративным ресурсам», – советует Александр Санин, коммерческий директор компании «Аванпост». Компьютер вашего сотрудника – это, кроме всего прочего, канал доступа во внутренние системы организации, в том числе и секретные. И вот этот компьютер оказывается неизвестно где, и подойти к нему могут родственники сотрудника, его дети, его гости – вообще не контролируемые вами лица. Вопрос о доступе (или доступах) немедленно становится крайне актуальным. Наверняка многие из сотрудников обладают избыточными правами доступа к каким-то ресурсам, что в условиях удаленной работы может повлечь за собой огромные риски».

Чтобы снизить опасность несанкционированного доступа к информационным ресурсам компании, многие эксперты сегодня рекомендуют внедрить так называемую многофакторную аутентификацию, то есть когда пользователю для получения доступа к информации нужно помимо пароля использовать также другие средства доступа типа цифрового ключа, смарт-карты или биометрический показатель типа отпечатка пальца. Александр Санин предлагает написать для сотрудников памятку по безопасности и сделать так, чтобы смысл этого документа дошел до сотрудников. В ней можно информировать персонал о том, какие риски таит в себе, например, использование незащищенных Wi-Fi точек доступа, отправка по открытым каналам конфиденциальных сведений, проведение конфиденциальных переговоров в людных местах и так далее.

Для телефонии, например, стоит настроить права доступа сотрудников в соответствии с их ролью в компании, чтоб не все могли видеть что угодно, а каждый конкретный человек – только ту часть информации, которая нужна для работы именно ему. «Это позволяют сделать системы «пользовательских ролей», разграничивающие права доступа к данным, функциям и сервисам виртуальных АТС, -- объясняет Александр Шикинов, директор по продажам компании-оператора облачных бизнес-коммуникаций и IT-телефонии «Манго Телеком». -- Например, линейный сотрудник на телефоне может просматривать историю своих звонков и прослушивать записи только своих разговоров, а руководитель группы имеет доступ уже к историям звонков всех сотрудников. Финансовая документация и инструменты работы с лицевыми счетами доступны только руководителю и бухгалтеру, а маркетологу – общая аналитика, статистика и мониторинг вызовов, но без права изменения технических установок виртуальной АТС, которые, в свою очередь, контролирует только системный администратор».

 

Виртуальный прогул

 

Еще одна опасность, которая предостерегает бизнес на удаленке, – это потеря сотрудниками мотивации: отсутствие контакта с руководством может создать иллюзию бесконтрольности, домашняя обстановка таит в себе множество соблазнов и отвлекающих факторов, вполне возможно падение дисциплины и производительности труда. Руководству компании нужно прибегать к особым мерам, чтобы держать в тонусе сотрудников, привыкших к атмосфере офиса.

Здесь большое значение может иметь регулярность коммуникаций. Например, можно установить обязательный ежедневный созвон и еженедельное общее совещание с помощью соответствующих инструментов связи. Сания Галимова, глава отдела маркетинга ИТ-компании RUVDS, рассказывает, что после того как ее компания превратилась в распределенную команду, в ней сразу были установлены общие правила и распорядок дня, в частности, было установлено время, когда все сотрудники должны быть онлайн. Оказывается, и при домашней работе возможен прогул: например, прогулом можно считать недоступность по телефону пару часов или более.

«Мы рекомендуем нашим сотрудникам соблюдать рабочий режим и дисциплинировать себя. Возьмите за правило приступать к работе в 9:00 или 10:00, как если бы вы работали из офиса. Обязательно заправьте кровать, наденьте одежду, в которой вы ходите на работу, пусть ваш режим максимально совпадает с привычным офисным. Перерывы на кофе-чай в то же время, что и в офисе, обед в одно и то же время. И главное -- не ложитесь на диван и не садитесь в удобное кресло. Это очень расслабляет, и есть риск больше не сесть за компьютер», – говорит Елена Червинская, руководитель отдела управления персоналом АО «ЭР-Телеком Холдинг».

Отдельный вопрос – периодическая отчетность, значимость которой для распределенной команды также в разы повышается. Елена Червинская говорит, что подчиненные должны отчитываться перед руководителями «каждый вечер по телефону, письменно по почте или же через задачи в ИС». В RUVDS при переходе на удаленку договорились об «онлайн-стендапах» в начале и конце дня: на первых устанавливаются задачи, к последнему нужно написать краткий отчет о том, что удалось сделать. Не помешает перевод всех заданий и отчетов об их выполнении на какую-либо платформу по управлению проектами вроде Asana. При этом Сания Галимова рекомендует провести анализ отдельно по каждому подразделению, по каждому отделу и понять, что этому отделу с учетом его специфики необходимо для полноценной удаленной работы.

 

«Все присутствуют, но непонятно чем заняты»

 

 

Еще до того, как будут решаться вопросы безопасности, по мнению Александра Григоряна, надо принять решение, с помощью каких инструментов будет обеспечена связь между сотрудниками, то есть цифровизирована и виртуализирована вся работа офиса. В этой связи эксперты советуют бизнесменам использовать возможности, которые предлагают в условиях кризиса различные сервисы. Многие компании дают бесплатный доступ к своим сервисам без ограничений по количеству пользователей. Некоторые значительно продлевают демодоступ или предоставляют большие бонусы. Кроме того, на рынке появились стартапы с собственными решениями, готовые гибко подстраиваться под конкретного клиента.

Впрочем, понадобиться могут не только IT-решения, но и курьерская служба, ведь бумажные носители до сих пор никто не отменяет. Например, в RUVDS при переходе на удаленку установили систему, при которой бухгалтер распечатывает и подписывает документы дома, а затем отправляет их почтой или курьером. Курьеры также могут понадобиться, чтобы забирать бумажную корреспонденцию, приходящую в опустевший офис.

Вынужденный переход на удаленку может открыть для компании и новые возможности. Например, расширить географию вашей команды. «Со своего первого дня, задолго до коронавируса, наша компания работала в режиме распределенной команды. Это позволило нам расширить географию поиска квалифицированной команды. Сегодня у нас есть сотрудники из Москвы, Одессы, Никосии, Филадельфии и Бангалора», – рассказывает Иван Ковпак, основатель образовательной платформы Heartbeat Education. Также переход на удаленку потребует от менеджеров решения множества мелких, часто технических задач. «Возникает соблазн скатиться в «микроменеджмент», – подчеркивает Александр Шикинов из «Манго Телеком». –  С одной стороны, с особой силой встает вопрос о самостоятельности и мотивированности ваших сотрудников, их нацеленности на достижение целей компании. Но с другой стороны, никто не отменяет ответственность руководителя. Именно его задача сейчас — организовать работу с эффективностью, как минимум сравнимой с обычной, контролировать, задавать темп. И уж точно ни при каких обстоятельствах не исчезать с радаров. Еще неизвестно, что страшнее: сотрудники, которых надо «водить за ручку», или сотрудники, которые вдруг почувствовали себя брошенными и ненужными».

Важно понимать, что опыт компаний, всегда работающих на удаленке, к сожалению, не всегда годится для тех, кто привык ходить в офис, так как в последнем случае надо перестраивать горизонтальные коммуникации между сотрудниками, находящимися в изоляции. «Совещания «живьем» и совещания по видеосвязи различаются как обед в ресторане и еда на бегу: все присутствуют, но чем они в действительности заняты, понять нельзя, – отмечает Ольга Павликова, директор креативного PR-агентства TrendFox. – Рабочий день на удаленке увеличивается до 12–13 часов: «Вы же и так дома, что вам трудно ответить?» При этом сотрудникам надо как-то компенсировать отсутствие офисных удобств: принтера, больших мониторов, необходимых финансистам для работы с таблицами Excel, а редакторам – для верстки, сканера, коротких внутренних номеров и т.д.». «В принципе, все эти задачи решаемы, – соглашается Александр Шикинов. – Те же виртуальные АТС, к примеру, запросто позволяют сделать так, чтобы звонок на офисный номер поступал на айфон или домашний компьютер любого вашего сотрудника – и тогда его легко смогут найти и клиенты, и коллеги. Но многие просто не пробовали такие функции ранее».

 

Новости партнеров







Как столица помогает арендаторам

Почти 18 млрд рублей было выделено из бюджета Москвы в 2020 году на поддержку арендаторов городской недвижимости в связи с пандемией.

Запуск маркетплейса позволит ММК существенно нарастить онлайн-продажи

ПАО «Магнитогорский металлургический комбинат» планирует в начале 2021 года запустить собственный маркетплейс – электронную платформу, где покупатели смогут заказывать металлопрокат и метизы онлайн

Мировые эксперты представили достижения «Индустрии 4.0» на конференции по цифре

Мировые лидеры цифровой индустрии, ведущие университеты и научно-исследовательские центры представили на конференции достижения в области цифровизации и поделились опытом внедрения разработок в крупных транснациональных и отечественных промышленных компаниях

Аналитики данных захватывают рынок труда

В ближайшие пять лет одной из самым популярных вакансий станет специалист по обработке данных. В целом, для рынка это не новость, а вот для молодых специалистов, получивших образование совсем в других областях – большой вызов

Мясо вместо танков

Поставки российской сельскохозяйственной продукции за рубеж уже превысили доход от экспорта оборонно-промышленного комплекса. О том, как Россельхозбанк поддерживает это наступление, рассказывает первый зампред правления банка Ирина Жачкина

Живучий Honor для всей семьи

Производитель мобильных и носимых гаджетов Honor выводит на российский рынок новый смартфон Honor 10X Lite с блоком камер из четырех модулей и самой быстрой зарядкой, доступной в среднем ценовом сегменте. «Эксперт» разобрался в ключевых особенностях новинки и выяснил, почему стоит обратить внимание на новый смартфон.

«Векторы развития медицинского бизнеса. Быть первым: преимущество или испытание?»


Новости партнеров

Tоп

  1. Чубайс не ушел под Шувалова
    Кабмин устроил большую чистку среди институтов развития. Причем с некоторыми решили не церемониться — их просто ликвидируют. Некоторые — объединяют. Иногда — в довольно странные гибриды
  2. Шины покатились вниз
    Пандемия больно ударила по российскому рынку автомобильных шин. Доли российских производителей снижаются под натиском дешевого китайского импорта. Для выживания нашим игрокам надо осваивать новые технологии и пересматривать стратегию маркетинга
  3. Доллар упал до двухлетнего минимума
    Американская валюта падает на оптимизме, вызванном новостями о вакцине, и ожиданиях дальнейшего ослабления монетарной политики в США
Реклама