Удалённая работа: новые возможности или угроза?

Перевод сотрудников на удаленную работу с одной стороны подталкивает компанию к использованию новых цифровых технологий, но с другой ставит перед ней серьезные вызовы, связанные с безопасностью бизнеса и риском потери его управляемости

По данным исследования рекрутинговой компании Ancor, проведенного в марте-апреле этого года, до карантина 66% компаний никогда всерьез не рассматривали возможность удаленной работы для своих сотрудников и только 36% смогли оперативно подстроиться под ситуацию. «Для многих кризис стал еще и технологическим вызовом, - констатирует Наталья Щербакова, директор по продажам и маркетингу компании «Анкор». - Данные исследования показывают, что важность задач по диджитализации выросла в 6 раз, а уверенно себя чувствует только те компании, которые инвестировали силы и средства в развитие технологий для удаленной работы задолго до кризиса».

«Главная сложность происходящего сейчас перехода на удаленную работу – это экстренность и отсутствие подготовительного этапа, – продолжает Александр Григорян, руководитель агентства digital-трансформации «Улей». -- С другой стороны, а почему, вообще говоря, офисный работник не может работать из дома? Дома есть стол и стул, дома есть компьютер и средства связи. Так ли уж велико отличие от обычного офиса? Так кажется на первый взгляд, но преобразование коллектива в распределенную команду таит в себе немало подводных камней, на которые стоит обратить вниманию всякому руководителю».

 

Защититься от утечек

 

Один из этих подводных камней – вопросы безопасности, в частности безопасность связи. Ведь сотрудник, оказавшись дома, выходит за пределы периметра компании, где с большой вероятностью режим безопасности уже был налажен. «Используйте защищенные каналы связи (VPN) при доступе к корпоративным ресурсам», – советует Александр Санин, коммерческий директор компании «Аванпост». Компьютер вашего сотрудника – это, кроме всего прочего, канал доступа во внутренние системы организации, в том числе и секретные. И вот этот компьютер оказывается неизвестно где, и подойти к нему могут родственники сотрудника, его дети, его гости – вообще не контролируемые вами лица. Вопрос о доступе (или доступах) немедленно становится крайне актуальным. Наверняка многие из сотрудников обладают избыточными правами доступа к каким-то ресурсам, что в условиях удаленной работы может повлечь за собой огромные риски».

Чтобы снизить опасность несанкционированного доступа к информационным ресурсам компании, многие эксперты сегодня рекомендуют внедрить так называемую многофакторную аутентификацию, то есть когда пользователю для получения доступа к информации нужно помимо пароля использовать также другие средства доступа типа цифрового ключа, смарт-карты или биометрический показатель типа отпечатка пальца. Александр Санин предлагает написать для сотрудников памятку по безопасности и сделать так, чтобы смысл этого документа дошел до сотрудников. В ней можно информировать персонал о том, какие риски таит в себе, например, использование незащищенных Wi-Fi точек доступа, отправка по открытым каналам конфиденциальных сведений, проведение конфиденциальных переговоров в людных местах и так далее.

Для телефонии, например, стоит настроить права доступа сотрудников в соответствии с их ролью в компании, чтоб не все могли видеть что угодно, а каждый конкретный человек – только ту часть информации, которая нужна для работы именно ему. «Это позволяют сделать системы «пользовательских ролей», разграничивающие права доступа к данным, функциям и сервисам виртуальных АТС, -- объясняет Александр Шикинов, директор по продажам компании-оператора облачных бизнес-коммуникаций и IT-телефонии «Манго Телеком». -- Например, линейный сотрудник на телефоне может просматривать историю своих звонков и прослушивать записи только своих разговоров, а руководитель группы имеет доступ уже к историям звонков всех сотрудников. Финансовая документация и инструменты работы с лицевыми счетами доступны только руководителю и бухгалтеру, а маркетологу – общая аналитика, статистика и мониторинг вызовов, но без права изменения технических установок виртуальной АТС, которые, в свою очередь, контролирует только системный администратор».

 

Виртуальный прогул

 

Еще одна опасность, которая предостерегает бизнес на удаленке, – это потеря сотрудниками мотивации: отсутствие контакта с руководством может создать иллюзию бесконтрольности, домашняя обстановка таит в себе множество соблазнов и отвлекающих факторов, вполне возможно падение дисциплины и производительности труда. Руководству компании нужно прибегать к особым мерам, чтобы держать в тонусе сотрудников, привыкших к атмосфере офиса.

Здесь большое значение может иметь регулярность коммуникаций. Например, можно установить обязательный ежедневный созвон и еженедельное общее совещание с помощью соответствующих инструментов связи. Сания Галимова, глава отдела маркетинга ИТ-компании RUVDS, рассказывает, что после того как ее компания превратилась в распределенную команду, в ней сразу были установлены общие правила и распорядок дня, в частности, было установлено время, когда все сотрудники должны быть онлайн. Оказывается, и при домашней работе возможен прогул: например, прогулом можно считать недоступность по телефону пару часов или более.

«Мы рекомендуем нашим сотрудникам соблюдать рабочий режим и дисциплинировать себя. Возьмите за правило приступать к работе в 9:00 или 10:00, как если бы вы работали из офиса. Обязательно заправьте кровать, наденьте одежду, в которой вы ходите на работу, пусть ваш режим максимально совпадает с привычным офисным. Перерывы на кофе-чай в то же время, что и в офисе, обед в одно и то же время. И главное -- не ложитесь на диван и не садитесь в удобное кресло. Это очень расслабляет, и есть риск больше не сесть за компьютер», – говорит Елена Червинская, руководитель отдела управления персоналом АО «ЭР-Телеком Холдинг».

Отдельный вопрос – периодическая отчетность, значимость которой для распределенной команды также в разы повышается. Елена Червинская говорит, что подчиненные должны отчитываться перед руководителями «каждый вечер по телефону, письменно по почте или же через задачи в ИС». В RUVDS при переходе на удаленку договорились об «онлайн-стендапах» в начале и конце дня: на первых устанавливаются задачи, к последнему нужно написать краткий отчет о том, что удалось сделать. Не помешает перевод всех заданий и отчетов об их выполнении на какую-либо платформу по управлению проектами вроде Asana. При этом Сания Галимова рекомендует провести анализ отдельно по каждому подразделению, по каждому отделу и понять, что этому отделу с учетом его специфики необходимо для полноценной удаленной работы.

 

«Все присутствуют, но непонятно чем заняты»

 

 

Еще до того, как будут решаться вопросы безопасности, по мнению Александра Григоряна, надо принять решение, с помощью каких инструментов будет обеспечена связь между сотрудниками, то есть цифровизирована и виртуализирована вся работа офиса. В этой связи эксперты советуют бизнесменам использовать возможности, которые предлагают в условиях кризиса различные сервисы. Многие компании дают бесплатный доступ к своим сервисам без ограничений по количеству пользователей. Некоторые значительно продлевают демодоступ или предоставляют большие бонусы. Кроме того, на рынке появились стартапы с собственными решениями, готовые гибко подстраиваться под конкретного клиента.

Впрочем, понадобиться могут не только IT-решения, но и курьерская служба, ведь бумажные носители до сих пор никто не отменяет. Например, в RUVDS при переходе на удаленку установили систему, при которой бухгалтер распечатывает и подписывает документы дома, а затем отправляет их почтой или курьером. Курьеры также могут понадобиться, чтобы забирать бумажную корреспонденцию, приходящую в опустевший офис.

Вынужденный переход на удаленку может открыть для компании и новые возможности. Например, расширить географию вашей команды. «Со своего первого дня, задолго до коронавируса, наша компания работала в режиме распределенной команды. Это позволило нам расширить географию поиска квалифицированной команды. Сегодня у нас есть сотрудники из Москвы, Одессы, Никосии, Филадельфии и Бангалора», – рассказывает Иван Ковпак, основатель образовательной платформы Heartbeat Education. Также переход на удаленку потребует от менеджеров решения множества мелких, часто технических задач. «Возникает соблазн скатиться в «микроменеджмент», – подчеркивает Александр Шикинов из «Манго Телеком». –  С одной стороны, с особой силой встает вопрос о самостоятельности и мотивированности ваших сотрудников, их нацеленности на достижение целей компании. Но с другой стороны, никто не отменяет ответственность руководителя. Именно его задача сейчас — организовать работу с эффективностью, как минимум сравнимой с обычной, контролировать, задавать темп. И уж точно ни при каких обстоятельствах не исчезать с радаров. Еще неизвестно, что страшнее: сотрудники, которых надо «водить за ручку», или сотрудники, которые вдруг почувствовали себя брошенными и ненужными».

Важно понимать, что опыт компаний, всегда работающих на удаленке, к сожалению, не всегда годится для тех, кто привык ходить в офис, так как в последнем случае надо перестраивать горизонтальные коммуникации между сотрудниками, находящимися в изоляции. «Совещания «живьем» и совещания по видеосвязи различаются как обед в ресторане и еда на бегу: все присутствуют, но чем они в действительности заняты, понять нельзя, – отмечает Ольга Павликова, директор креативного PR-агентства TrendFox. – Рабочий день на удаленке увеличивается до 12–13 часов: «Вы же и так дома, что вам трудно ответить?» При этом сотрудникам надо как-то компенсировать отсутствие офисных удобств: принтера, больших мониторов, необходимых финансистам для работы с таблицами Excel, а редакторам – для верстки, сканера, коротких внутренних номеров и т.д.». «В принципе, все эти задачи решаемы, – соглашается Александр Шикинов. – Те же виртуальные АТС, к примеру, запросто позволяют сделать так, чтобы звонок на офисный номер поступал на айфон или домашний компьютер любого вашего сотрудника – и тогда его легко смогут найти и клиенты, и коллеги. Но многие просто не пробовали такие функции ранее».