Критерии и особенности выбора конференц-зала

30 июня 2021, 14:35

Для проведения семинаров, конференций, арендуют конференц-залы. Это помогает провести встречу в комфортных условиях, предоставив все необходимое. Чтобы не ошибиться с выбором, необходимо знать, как правильно выбирают конференц-залы, по каким критериям.

На  conference.gagarinn.com представлены варианты залов.

Критерии выбора

Чтобы конференц-зал удовлетворял требованиям, необходимо обращать внимание на следующие критерии:

  • месторасположение;
  • размеры конференц-зала;
  • имеющееся оборудование;
  • стоимость.

При поиске, сразу стоит определиться с количеством человек, которые будут на встрече. Это поможет сразу отсеять слишком большие и маленькие залы. Размеры пространства подбираются под количество посадочных мест. Если точное количество людей неизвестно, то стоит подбирать зал с запасными посадочными местами под количество пригласительных.

При выборе месторасположения конференц-зала, необходимо учитывать удобство подъезда, загруженность дорог.

Для проведения тренингов, встреч, может потребоваться определенное оборудование. Чтобы обеспечить показы слайдов, донесения другой информации, может потребовать проектор, телевизор, интерактивная доска и другое оснащение. Его наличие следует сразу уточнять.

При проведении конференций, продолжительностью несколько часов, не лишним будет узнать о возможность перекусить, отдохнуть во время перерыва в комфортном помещении. В самом конференц-зале на протяжении всей встречи должна сохраняться комфортная температура в зимний и летний период.

Обязательно перед арендой помещения, следует провести визуальный осмотр. При посещении конференц-зала, осматривают все оборудование, не лишним будет проверить его работоспособность и оговорить условия использования. Также стоит сразу уточнить возможность размещения плакатов.

Сразу уточняется, будет ли возможность обратиться к техническим инженерам в экстренных случаях и быстро все исправить. Если такой возможность нет, то стоит подумать, где нанимать такого специалиста самостоятельно.

Последнее, на что обращают внимание – это стоимость. Многие арендодатели предлагают оплачивать аренду зала частями: до проведения встречи вносится часть платы, а остальная – после конференции. Если стороны все устраивает, то можно смело заключать договор аренды зала для проведения конференций.