Оборотистый рынок

В ближайшие два года со стороны российского бизнеса ожидается резкий рост интереса к системам электронного документооборота

По данным международной компании Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается в мире каждые три года. По прогнозам, к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а остальные 70% будут храниться в электронном формате.

Как известно, значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят на создание и отправку документов. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20%-30% всего рабочего времени. В российских бюрократических организациях на это часто уходит более 60% рабочего времени. Как результат - снижение эффективности производства, бизнеса, административной работы. Именно поэтому внедрение систем электронного документооборота (СЭД) рассматривается в ИТ-отделах компаний как первый и самый главный шаг в автоматизации управления в целом.

Главная стратегическая задача полноценной СЭД - экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управлении документооборотом. Помимо этого СЭД решает множество других управленческих проблем. Например, такая система может обеспечить прозрачность деятельности всей организации на всех уровнях, поддерживать систему контроля качества, соответствующую международным нормам, обеспечивать "кадровую гибкость" за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. Наконец, СЭД позволяют протоколировать деятельность предприятия - проводить внутренние служебные расследования, оперативный анализ деятельности подразделений, выявлять "заторы" в бизнесе и т.д.

Каждому - свой уровень

В большинстве компаний на начальном этапе традиционно используют схему примитивного электронного оборота документов: размещают файлы на сервере, чтобы документы можно было найти, и используют электронную почту как средство для их передачи на согласование и для контроля исполнения. Однако этот механизм работает только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, такая форма работы с информацией уже не обеспечивает потребностей бизнеса. Здесь приходят на помощь серьезные электронные системы.

Во всем мире рынок СЭД довольно насыщен. И Россия здесь не исключение. Систем много (как западных, так и российских; от универсальных СЭД до тех, которые интегрированы в более сложные автоматизированные системы управления бизнес-процессами). Каждая из них имеет свои особенности и нацелена на определенный уровень задач. Из этой массы можно выделить наиболее востребованные и перспективные продукты.

Одна из самых популярных в мире СЭД - Docs Fusion. В России она представлена уже довольно давно. Ее продвижением у нас занимается компания HBS. Система относится к классу "электронных архивов" и в первую очередь ориентирована на организации, которые интенсивно занимаются созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые фирмы, органы власти и т. д.). При этом специалисты отмечают, что Docs может эффективно применяться и в крупных компаниях с большим числом сотрудников (где трудятся тысячи человек), и в небольших фирмах, где работают пять-шесть человек.

Другая известная система Documentum, только сейчас начинающая внедряться в России, наоборот, позиционирует себя исключительно как продукт для крупных предприятий и организаций. Программа представляет собой специальную электронную платформу-"конструктор", на основе которой сотрудники сами могут создавать необходимую конфигурацию архивов и корпоративного делопроизводства. Из-за этого Documentum имеет довольно высокую стоимость внедрения и сложна в освоении.

Очень популярна СЭД Microsoft SharePoint Portal Server - пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Представляет собой электронный архив с развитыми средствами поддержки совместной работы. В систему встроены довольно мощные средства индексации и поиска. Эта СЭД, а также еще одна крупная система Optima Workflow особенно интересны тем, что автоматизируют процессы регистрации документов по правилам делопроизводства и реализуют механизмы аннотирования и сбора резолюций.

И наши разработчики

Изначально на российском рынке закрепились СЭД западных разработчиков. В последние несколько лет им начинают составлять полноценную конкуренцию и российские системы. Один из самых ярких примеров - разработка компании "АйТи" "БОСС-Референт". Этот программный продукт относится к немногочисленной категории подобных разработок, которые сочетают в себе функции системы автоматизации документооборота и одновременно развитые дополнительные сервисы: функции CRM-системы (управление контактами и взаимоотношениями с клиентами), контроль договоров, учет материальных ценностей, проведение электронной конференции и т.д. Система оказалась очень востребованной (причем как в бизнесе, так и в административной сфере). Сейчас ее используют в Министерстве РФ по налогам и сборам, МВД России, Минатоме, " АЛРОСА", Тюменской нефтяной компании, " Айс-Фили" и пивоваренной компании " Балтика". Столь же известна СЭД "1С Документооборот" компании "1С".

Намного более простая система - LanDocs. Она в первую очередь ориентирована на архивное хранение документов (а не на их создание) и не используется для коллективной работы. СЭД с подобными же параметрами "Евфрат" - разработка компанией Cognitive Technologies. LanDocs и "Евфрат" - недорогие решения, которые могут оказаться полезными в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабу информационной системы.

Также набирают популярность системы "Эффект-офис" и "Дело". Первая - продукт петербургской компании " Гарант Интернешнл". При невысокой цене она достаточно функциональна - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. "Дело" разработана компанией "Электронные офисные системы". Эта СЭД прежде всего интересна для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

Наконец, ряд крупных российских внедренцев предпочитают позиционировать СЭД не как отдельный продукт, а как одну из составляющих комплексных систем автоматизации управления бизнес-процессами. Например, консультационно-внедренческая фирма "Инталев" готовит к выпуску продукт "Инталев: Бизнес-процессы", одна из возможностей которого - электронный документооборот. Специалисты "Инталев" считают, что будущее именно за такими комплексными интегрированными системами.

Аналогично поступает и компания " Астрософт", предлагающая СЭД в рамках своей CRM-системы "Деловое досье. Клиенты", которая позволяет планировать и регистрировать контакты с клиентами, организовать процесс продаж, связывать деятельность различных отделов фирмы и получать разнообразные аналитические отчеты.

Особое место в ряду отечественных разработок занимает система Sitex компании " АНД-проджект". Особенность этой системы в том, что она реализует на одной платформе сразу несколько ключевых функций управления информацией - электронный архив, средства управления проектами, портал доступа к информации других информационных систем предпприятия, и в том числе документооборот. Такие интегральные решения стали появляться на мировом рынке в последние полгода-год, они отражают тенденцию к использованию единой базы информации для управления всеми активами предприятия.

Оборот растет

Как говорит директор Департамента систем документационного обеспечения управления компании "АйТи" Дмитрий Романов, рынок систем электронного документооборота в настоящее время является одним из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий: "Один из показателей - количество посетителей профильной выставки DOCFLOW. С каждым годом аудитория увеличивается, растет и количество фирм, предлагающих решения в области автоматизации делопроизводства и документооборота. В настоящее время мы оцениваем темпы роста этого рынка - 30%-40% в год".

По мнению руководителя проектной группы компании "Астрософт" Михаила Седелкина, рост этот обусловлен в первую очередь экономическими причинами. Российские предприятия начинают входить в мировую экономику. Это возможно только при наличии у предприятия сертификата международного стандарта качества производства, то есть ISO 9000. Получение этого сертификата требует налаженного документооборота, и без внедрения СЭД не обойтись. Кроме того, чтобы повысить свою инвестиционную привлекательность для западных инвесторов, необходимо обеспечить прозрачность бизнес-процессов и соответственно документооборота.

Наконец, сдерживающими факторами развития рынка СЭД долгое время являлись скорее психологические, чем технические или законодательные аспекты (тем более что недавно был принят долгожданный закон об электронно-цифровой подписи). Как показывает практика, самое сложное - изменить психологию людей, привыкших всю жизнь работать с бумажками. По оценкам экспертов, окончательный перелом сознания должен произойти уже скоро - в ближайшие два года ожидается резкий рост интереса к системам электронного документооборота со стороны бизнеса и административных организаций.

Санкт-Петербург

Автор благодарит за помощь компанию "АНД-проджект"