Выборные технологии

Поиск системы автоматизации и ее поставщика надо рассматривать как отдельный проект, равный по значению самому внедрению

Компании, затеявшие автоматизацию бизнеса, начинают рекламировать проект чаще на стадии его завершения. И это понятно. Что говорить раньше времени? Заработает - тогда расскажем. Даже о подписании контракта на поставку системы бизнесмены предпочитают не распространяться. Видимо, боятся сглазить. Все-таки неудачных внедрений в России - как минимум 30% (распространенная цифра, но приблизительная: о многих неудачах мы не знаем). Как уверены специалисты, истоки значительной их части лежат на стадии выбора системы и ее поставщика. Это длительный и ответственный процесс, который максимально отразится на будущем проекта.

В этом номере приложения почти каждый материал - иллюстрация к теме выбора. Пожалуй, опыт упомянутых нами компаний является пособием для тех, кто еще не определился с системой и внедренцем.

В этой статье мы попытаемся аккумулировать показавшиеся нам наиболее важными знания в рамках "темы выбора". Не будем зацикливаться на очевидных критериях выбора (например: выбирайте только "сертифицированного внедренца с сертифицированными сотрудниками"), а с помощью экспертов и менеджеров, уже имеющих опыт внедрения, выявим ключевые "выборные технологии".

Сами с усами?

Не будем останавливаться на том, что заказчик, рассчитывающий на успешный исход внедрения системы, должен подойти к процессу выбора поставщика с четким осознанием текущих потребностей и перспектив развития предприятия. Проще говоря, иметь некую стратегию развития. Как справедливо замечает директор филиала компании " АйТи" в Северо-Западном регионе Рашид Поздняков, фраза "нельзя автоматизировать хаос" рефреном звучит в публикациях на тему о необходимости установки и выбора информационной системы, а также снижений риска проектов внедрения: "Описание и оптимизация управленческих и производственных процессов на предприятии - процесс тяжелый, связанный с изменениями исторически сложившихся технологических и личностных связей, но необходимый". С этими задачами можно справиться либо собственными силами, либо решать их уже совместно с выбранным поставщиком, который, как это часто бывает, оказывает и консультационные услуги. Все зависит от средств, которые вы готовы инвестировать в проект.

Как говорит генеральный директор компании "РОССИ" Евгений Ильинский, "мы в первую очередь навели порядок у себя" (см. интервью на стр. 5). Сделали это сами, без привлечения консультантов. Внедренец приступил к реализации проекта на подготовленной почве. При этом есть множество примеров, когда реорганизовать бизнес той или иной компании успешно помогают консультанты (в Петербурге один из таких примеров - компания "ПетерСтар", см. стр. 16).

"Любая информационная система фиксирует некий порядок действий сотрудников, то есть в первую очередь необходимо критически пересмотреть собственно бизнес-процессы и, по возможности, их оптимизировать, что, как правило, требует привлечения квалифицированных консультантов. Общее правило таково: затраты на организационно-технические мероприятия по внедрению новой технологии должны как минимум в полтора-два раза превышать затраты на ее приобретение. Часто встречающийся перекос в сторону технических средств, обусловленный желанием сэкономить на консалтинге, может резко снизить эффект от внедрения системы. Одним из важнейших критериев выбора является наличие у поставщика решений реального опыта ведения проектов внедрения систем в масштабе предприятия", - уверен Сергей Попков, директор по корпоративным информационным системам компании Lynx BCC.

Нужен консилиум

Следующий этап - создать в рамках компании группу выбора. Это важная организационная задача. Российский опыт показывает, что значительная часть неудачных проектов были подготовлены ограниченным числом топ-менеджеров.

Как говорит генеральный директор компании " АНД Проджект" Илья Пантелеев, в группу должны войти сотрудники компании, поскольку ответственность за выбор системы и результаты ее внедрения лежит на предприятии, а не на привлеченных консультантах. При этом персонал группы должен осознавать тактические и стратегические цели компании, обладать авторитетом и властью, способностью принимать и реализовывать принятые решения. Поэтому стоит привлечь руководителей подразделений, это должен быть менеджер в ранге не ниже заместителя генерального директора. Руководитель компании в группу выбора может и не входить. Как выразился один из наших экспертов, он находится как бы в статусе президента при кабинете министров: принимает окончательное решение, утверждает принятые критерии. Важно, что в группе не должно быть больше 9-12 человек, в противном случае эффективность работы снижается и зачастую переходит в "процесс ради процесса".

Группа формулирует цели и критерии выбора, производит отбор и "отбраковку" не соответствующих потребностям компании систем. В идеале, в финал должны выйти одна-две системы, а на следующем этапе два-три поставщика, что упрощает процесс выбора.

Ограничить круг

Если менеджеры, входящие в группу, определились с целями автоматизации, то выбрать систему будет не так сложно. Функционалы всех систем известны, данные о них открыты, технический специалист быстро подберет группе несколько подходящих вариантов. По мнению Рашида Позднякова, в частности, следует учесть аналитические данные и открытую информацию об итогах внедрения и рентабельности использования системы на других предприятиях (в том числе сходных по отраслевому, региональному, территориально-распределенному признаку, а также по масштабам). Сложнее выбрать поставщика решения. В зависимости от того, каким планируется процесс автоматизации, критерии выбора могут отличаться. Главный эксперт компании "Компас" Игорь Якобсон рассказывает: "Например, если подбирается жесткое тиражное решение, которое будет использоваться один к одному, практически не имеют значения географическая близость поставщика, скорость реакции на запросы заказчика и т.п. Если же планируется индивидуальная разработка или адаптация открытого тиражного решения, то эти критерии играют основную роль".

В целом же критерии настолько очевидны, что на них не стоит останавливаться. Ясно, что важны опыт работы поставщика, его статус (есть авторитетные рейтинги, например, в журнале "Эксперт"), количество специалистов поставщика, сертифицированных владельцем или разработчиком системы либо его авторизированным центром, наличие завершенных внедрений и т.д. Как говорит исполнительный директор компании MicroXperts Игорь Ефимов, компания-внедренец всегда бесплатно осуществляет демонстрацию продукта. Потенциальный поставщик должен уметь рассказать о сильных и слабых сторонах системы, ее целевой аудитории и привести примеры успешных внедрений на предприятиях аналогичной отрасли.

Безусловно, ключевым критерием будет стоимость проекта. Но тема "цены автоматизации", расчета эффективности вложения в ИТ настолько важна, что мы обещаем посвятить ей статью в ближайших номерах.

С критериями стоит определиться. Как говорит Илья Пантелеев, они сузят количество рассматриваемых поставщиков, позволят предприятию избежать организации открытого тендера среди бессчетного количества ИТ-компаний, чтобы в итоге провести закрытый тендер среди предварительно отобранных поставщиков.

Посмотреть своими глазами

По опыту российских компаний, уже осуществивших выбор, количество поставщиков на тендере обычно не превышает шести, оптимально - это три-четыре компании.

Группа выбора составляет и рассылает приглашения на участие в тендере. Грамотно составленное приглашение должно содержать описание компании, цели внедрения, критерии выбора поставщика и системы, а также дату проведения тендера и принятия решения. Компаниям-внедренцам нужно предложить ознакомиться с предприятием и на основе полученной информации подготовить коммерческое предложение и провести презентации.

При определении поставщика в рамках тендера самое полезное - так называемые референц-визиты: посещения предприятий, которые уже автоматизировали претенденты. Как отмечает Игорь Якобсон, важно правильно определить объект посещения. Так, например, если автоматизируется производство, то критерий выбора посещаемой компании - принадлежность к той же отрасли. Если же автоматизируется общий учет или базовые управленческие процессы, то главным является количество используемых рабочих мест. Обращать внимание надо на все: если референц-визит организован удачно и честно, заказчик узнает обо всех аспектах внедрения куда больше, чем ему расскажет потенциальный внедренец. По словам Игоря Якобсона, важно узнать из первых рук об окончательной стоимости проекта и ее соотношении с начальной ценой. Кроме того, в случае, если нет представления о том, что надо автоматизировать и в какой последовательности, такую информацию также можно получить во время референц-визита. Визит должен быть согласован. Он является неоплачиваемой нагрузкой для сотрудников принимающего предприятия, поэтому если заранее не подготовить их, то можно получить неадекватную информацию.

Проект 1

Здесь перечислены важнейшие, на наш взгляд, аспекты выбора системы автоматизации и ее поставщика. В процессе компании сталкиваются с множеством трудностей - настолько индивидуальных, что их сложно стандартизировать.

Главное - рассматривать процесс выбора не как некий подготовительный этап автоматизации бизнеса, а как отдельный проект - со своими участниками, концепцией, началом и концом. При таком подходе выбор длится обычно не менее полугода, зато потом будете знать, что сделали все от вас зависящее. Не менее важным кажется и личная вовлеченность в проект руководства компании. Руководитель одной из крупных торговых сетей пошутил, что за несколько лет реализации проекта автоматизации своего бизнеса узнал про этот процесс столько, что подумывает об открытии консультационной фирмы. Нет сомнений, что он за свой выбор спокоен.

Санкт-Петербург