Личный вклад

Павел Регриб
21 июня 2004, 00:00

Эффект проекта в области автоматизации управления персоналом зависит от действий HR-менеджеров, которые пользуются конкретными средствами и методиками

Системы управления персоналом (HRMS - Human Resource Management System) - одна из самых обсуждаемых областей российского рынка автоматизации.

"Эксперт С-З" уже обращал внимание на эту область информационных технологий (см. "Эксперт С-З", 42 от 10 ноября 2003 года). Напомним, что в России насчитывается несколько десятков разработчиков систем автоматизации кадрового управления. Крупных общероссийских HRMS не так много. Это либо части больших комплексных информационных систем (в таком случае HRMS можно внедрить и в рамках "большой системы", и отдельно). Либо самостоятельные программные продукты, которые часто легко интегрируются с комплексными системами управления.

Продолжает оставаться актуальным деление HRMS на западные и российские. Зарубежные поставщики, как правило, предлагают модули, отвечающие за управление людскими ресурсами (SAP HR, Oracle HRMS, BaanHR& Payroll). Существует мнение (во многом оправданное), что у западных систем есть общий недостаток: они не могут предложить эффективные модули расчета заработной платы из-за российской специфики - обилия систем расчета и постоянно изменяющегося законодательства. Чаще всего западные модули управления персоналом требуют доработки под специфику конкретного предприятия, что порой очень дорого - часто сравнимо со стоимостью всей системы.

Впрочем, в последнее время для крупных предприятий это проблема все менее острая. Во-первых, "западники" стараются кооперироваться с нашими разработчиками (так, российская компания "Ланит" производит модуль "Управление персоналом" для BAAN). Во-вторых, HRMS развиваются очень быстро и уже перестали быть просто системами, ориентированными на зарплатные функции. Они охватывают все направления кадровой политики: от формирования штатного расписания до управления мотивацией и управления карьерой. А в том, что касается прямого управления персоналом, западные системы можно считать более полноценными, чем российские (хотя бы потому, что западная методологическая база в этой области исторически более проработана). Другое дело, что не каждой российской компании нужны на данном этапе развития все возможности стандартной HRMS.

Двойной удар

Первоначально системы управления персоналом действительно предназначались для автоматизации процесса управления фондом заработной платы и выплаты поощрений. Со временем функциональные возможности таких систем существенно расширились. Сейчас в рамках стандартной HRMS уживаются два значительных направления: управление кадрами и начисление зарплаты.

В области бухгалтерии все функции системы понятны. Автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость.

Зато в области непосредственного управления персоналом спектр задач HRMS намного значительнее. Система позволяет оптимизировать работу, в первую очередь руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений), и существенно помогает в повышении производительности труда. В частности, такие системы избавляют менеджеров по персоналу от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют данные, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяют быстрее осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Примеров применения HRMS в области управления кадрами множество. Один из них приводит Елена Миролюбова, начальник отдела продаж Северо-Западного отделения корпорации "Галактика": "Директор одного из наших предприятий-заказчиков с целью повышения трудовой дисциплины требует от сотрудников кадровой службы вести табель учета рабочего времени с точностью до 15 минут. Все опоздания свыше 15 минут фиксируются в системе и служат основанием для принятия соответствующих мер".

Скромность не порок

Вопрос в том, предприятиям какого уровня стоит использовать все возможности системы. Специалисты говорят, что если число сотрудников от 100 до 300 человек, можно ограничиться внедрением функциональности расчета и начисления заработной платы. Предприятиям с еще меньшим количеством сотрудников вообще можно обойтись без HRMS - для них вполне подойдут бесплатные программы, которые распространяют налоговая служба и пенсионный фонд. И только компаниям, где больше нескольких сотен сотрудников, можно постепенно переходить на использование всей функциональной линейки системы управления персоналом.

"Объем используемой функциональности определяется требованиями заказчика. Как правило, на первом этапе речь идет о базовой функциональности. Вопросы развития системы и освоения дополнительных возможностей возникнут после того, когда будут решены наиболее насущные задачи", - говорит коммерческий директор компании " Монолит-Инфо" Алексей Жигулев. "Автоматизация задач управления персоналом особенно актуальна для крупных градообразующих предприятий, в основном в области автоматизации расчета заработной платы сотрудникам. Так, при выполнении проекта комплексной автоматизации на "Пикалевском глиноземе" руководство предприятия в первую очередь решало именно задачу автоматизации управления персоналом и расчета заработной платы", - отмечает Елена Миролюбова.

Сейчас ситуация объективно складывается так, что заказчики хотят автоматизировать наиболее важные для них функции из управления персоналом. И выбирают из общего меню некоторые кусочки. "Ничего страшного в этом нет. Есть часть функций, которые можно рассматривать отдельно и автоматизировать в отрыве от всего процесса управления персоналом (например, подбор или обучение), - главное, чтобы у руководителей HR-служб было четкое понимание, что наступит какой-то момент, когда эту автоматизированную цепочку надо будет замкнуть", - говорит директор петербургского филиала компании " АйТи" Рашид Поздняков.

Вслед за методикой

В конечном итоге решение о необходимости внедрения HRMS должны принимать специалисты - HR-менеджеры, отвечающие за политику кадрового управления в компании. Исследование, которое "БОСС. Кадровые системы" провело совместно с сообществом менеджеров и профессионалов E-xecutive, показало, что топ-менеджеры понимают функции HR-менеджеров только как учет кадров и расчет заработной платы. То есть руководители, не имеющие прямого отношения к HR, еще не видят, что в их компаниях есть управление персоналом. "Это проблема рынка. Когда HR-службу начнут воспринимать не как структуру, которая должна управлять персоналом, а в качестве службы, помогающей линейным менеджерам управлять этим процессом и вырабатывать корпоративную политику в области управления персоналом, тогда ситуация поменяется. Статус менеджеров по персоналу вырастет, и всем будет понятно, почему на автоматизацию кадровых задач нужно тратить существенные деньги. Рынок уже идет к этому", - говорит Рашид Поздняков.

Положительную тенденцию подтверждает и Алексей Жигулев: "Следует отметить, что в последнее время появляется все больше хорошо подготовленных HR-менеджеров, способных четко и доходчиво объяснить руководителю целесообразность внедрения такой системы, возможные риски ее отсутствия, а также готовых возглавить такой проект".

Любая система как один из инструментов жизнеобеспечения предприятий неотделима от основных управленческих процессов, поэтому подчас бывает очень сложно выяснить, где на успешно работающем предприятии проходит грань между эффективной управленческой деятельностью и благотворным влиянием ИТ. Главным результатом ИТ-проектов первого "витка" автоматизации управления персоналом становится новый уровень квалификации менеджеров и изменившийся менталитет руководителей предприятий. Предприятие с "умной головой" и хорошим ИТ-инструментарием способно не только хорошо настроить подбор кадров и правильно мотивировать его, но и сделать нечто большее, например, выявить новые резервы повышения эффективности работы. Так что в конечном счете экономический эффект того или иного проекта зависит от действий HR-менеджеров, которые пользуются конкретными средствами и методиками.

Санкт-Петербург

Наиболее распространенныеинформационные системы управленияперсоналом