Этой статьей мы завершаем цикл публикаций, посвященных автоматизации труда менеджеров. В течение года мы рассматривали проблему глазами коммерческого директора, руководителя кадровой службы, финансового директора и директора по маркетингу. Сегодня речь пойдет о том, каким образом можно автоматизировать повседневную работу генерального директора - руководителя компании.

На практике автоматизация действительно дает руководителю компании множество новых возможностей анализа и контроля. Однако ничего чудодейственного в этом нет. Идея создания электронного пульта управления, позволяющего одним нажатием клавиши двигать бизнес в нужном направлении, - из области фантастики. И дело здесь не столько в технических возможностях существующих систем, сколько в самой природе управления.

Панорамный взгляд

Главное, чего ждут нынешние руководители от корпоративной информационной системы, - это возможность окинуть взглядом общую ситуацию в своем бизнесе, отследить динамику его развития. "Автоматизированное рабочее место руководителя должно давать доступ к ключевым укрупненным показателям работы и возможность при необходимости детализировать эту информацию, - говорит генеральный директор сети магазинов "Компьютер-Центр КЕЙ" Михаил Иващенко. - Идеальный вариант презентации данных - конечно, графический. И при этом у руководителя должна быть возможность представлять информацию о бизнесе в самых разных срезах".

Состав наиболее критичных данных, без которых не обойтись в управлении компанией, каждый директор определяет самостоятельно. Главное - эффективно задействовать в сборе и обработке этих данных информационную систему. К примеру, генеральный директор компании "БиоМебель" Николай Бодров рассказывает, как за время работы компании постепенно определился состав необходимой информации: "Это, в частности, данные по финансовым потокам, сверки и расчеты с заказчиками и поставщиками, динамика материальной составляющей в цене заказа, прибыльность производства в разрезе каждого заказа и помесячно, доля фондов оплаты труда в себестоимости ежемесячно отгружаемой продукции". Всю эту информацию Николай Бодров получает из установленной на предприятии системы "Галактика".

"Руководитель должен иметь доступ ко всей информации о работе сотрудников, начиная от простых грузчиков и заканчивая своими заместителями, - говорит директор завода порошковой окраски металлов NewTechnologies Дмитрий Дубин. - Система должна работать так, чтобы я мог увидеть все данные, вплоть до состояния отгрузки заказа и поступления денег на расчетный счет". Управление производством в NewTechnologies организовано на основе финансово-управленческого комплекса "БУХта", который, по мнению Дмитрия Дубина, позволяет автоматизировать все необходимые процедуры.

При этом на практике эффективность использования информационной системы не зависит от того, в каком режиме руководитель с ней работает. Так, Дмитрий Дубин самостоятельно занимается настройкой нужных ему отчетов. Михаил Иващенко, будучи профессиональным программистом, участвовал в разработке информационной системы сети "КЕЙ" (сейчас, впрочем, ее сменило решение на основе Microsoft Axapta, которое компания внедряет вместе с Columbus IT Partner).

Николай Бодров, напротив, не является пользователем системы и все данные получает, посылая запросы одному из своих сотрудников. А президент компании OCS Максим Сорокин вообще считает, что использовать "сырые" данные из информационной системы нецелесообразно. "Со своего рабочего места я могу получить практически любую информацию самостоятельно, - говорит Сорокин, - но не считаю правильным заниматься этим. Всегда есть тонкости, которые не отражены ни в одной, даже самой совершенной, информационной системе, и поэтому к первому лицу компании информация должна поступать уже в обработанном виде".

Информационный фильтр

Этот тезис подводит нас к другой проблеме: для того чтобы автоматизация труда менеджера оказалась действительно продуктивной, нужно не только определить состав данных, которые необходимы, но и понять, без чего вполне можно обойтись. "Иногда мне приходится сталкиваться с "лишней" информацией, - говорит президент группы компаний ЦНТИ "Прогресс" Дмитрий Чудинов. - Но я быстро решаю эту проблему: за годы работы удалось выработать свои, фирменные средства борьбы за чистоту информации".

Для такой "очистки" технических возможностей сегодняшних корпоративных ИТ-решений вполне достаточно: путем настройки генерируемых системой отчетов можно сделать так, что директор будет получать лишь необходимые данные. "Вопрос количества информации - на самом деле вопрос качества ее обработки, - говорит Дмитрий Дубин. - Я требую только то, что нужно мне в данный момент, и поэтому получаю нужный результат. К примеру, при общении с клиентами мне надо определить срок выполнения заказа и для этого я изучаю состояние остатков на складе. А вот другой пример: требуется минимизировать цену изделия. Я захожу в систему, выбираю соответствующую группу изделий, смотрю реальную себестоимость и исходя из этого могу предложить оптимизированную под конкретный случай цену".

"Развитие компании всегда влечет за собой появление новой, неструктурированной информации, - добавляет генеральный директор компании "Элтехника" Владимир Аргунов. - Очень важно выстроить такую систему менеджмента, которая позволила бы в этих условиях оптимизировать время руководителя и обеспечивала бы наличие только требуемых данных на всех уровнях управления. Для этого и понадобится ERP-система, чтобы упорядочить информационные потоки даже в условиях изменений". На предприятии внедрена (совместно с компанией "АНД Проджект") система Microsoft Axapta, которую Владимир Аргунов и использует для оптимизации своего повседневного труда.

Нужны ли дополнительные инструменты, позволяющие структурировать информацию и сделать обращение с ней более удобным? В одних случаях достаточно просто просматривать настроенные под пользователя отчеты, а в других стоит внедрить систему ключевых показателей, описывающих работу бизнеса и подающих сигналы тревоги при серьезных сбоях. Но универсального решения здесь нет.

Михаил Иващенко использует для анализа эффективности бизнеса контрольные графики. Система не запрограммирована на то, чтобы "отлавливать" отклонения от нормы, но по ключевым графикам такие отклонения сразу становятся видны, и тогда уже нужно углубляться в детали, выяснять, почему это произошло.

Владимир Аргунов считает наличие ключевых показателей необходимым, но добавляет, что процесс получения и обработки исходных данных должен быть полностью прозрачным. Николай Бодров также уверен в пользе такого способа работы с информацией и планирует в ближайшее время внедрить систему бюджетирования, где будут заданы контрольные показатели по подразделениям.

Максим Сорокин, наоборот, рассказывает, что в его компании система ключевых показателей не применяется: "Этот инструмент хорош для компаний, исповедующих идеологию жестко прописанных процедур и бизнес-процессов. Но у нас другая корпоративная культура, которая основана не на исполнении процедур, а на ориентации на базовые принципы жизни компании".

Контроль, а не управление

Менеджерам среднего звена, начальникам отделов нередко бывают весьма полезны инструменты прямого управления, закладываемые в корпоративное ПО (например, назначение заданий или непосредственное вмешательство в автоматизированные процедуры). Однако для генерального директора на первом месте стоит возможность контроля, причем как в оперативном режиме, так и в долгосрочной перспективе. "Главное, что при использовании информационной системы можно оперативно увидеть проблему", - говорит Николай Бодров. "Самому вмешиваться в происходящее руководителю не нужно, - согласен с ним Михаил Иващенко. - Исправлять ошибки следует руками подчиненного. Вместо вмешательства в конкретные дела надо выстраивать систему".

Максим Сорокин: "Со своего рабочего места я могу получить практически любую информацию сам, но не считаю правильным заниматься этим. Всегда есть тонкости, которые не отражены даже в самой совершенной информационной системе"

Информационная система выдает структурированные данные, дает возможности для их анализа, но основной труд руководителя - это выводы и стратегические решения. Повседневные управленческие процедуры "зашиты" в систему и не требуют постоянного и каждодневного внимания топ-менеджера. Его реакция нужна лишь в чрезвычайных ситуациях, но и тогда главная задача - не переделывать уже настроенный и оптимизированный бизнес-процесс, а, наоборот, вернуть происходящее в рамки нормального.

Ключевая компетенция директора компании - управление персоналом, и пространства для автоматизации здесь тоже немного. "Конечно, я использую систему для сбора статистики, например для анализа средней текучести кадров. Но с ключевыми сотрудниками так работать нельзя, а я как генеральный директор имею дело именно с такими людьми", - напоминает Михаил Иващенко. "Основная моя задача - контроль за соблюдением принципов корпоративной культуры, - говорит Максим Сорокин. - Уровень профессионализма наших менеджеров позволяет не контролировать их в оперативном режиме, и информационная система здесь вовсе ни при чем".

Вывод, который следует из сказанного, на первый взгляд, парадоксален: автоматизация труда руководителя - это прежде всего автоматизация труда подчиненных. "Мне нужно далее автоматизировать не свой труд, - отмечает Дмитрий Дубин, - а работу людей на производстве. Автоматизация умственного труда - а умственный труд и есть прерогатива руководителя - это утопия, и никакие средства "малой механизации" здесь не помогут".

На самом деле парадокса здесь нет. Работа с корпоративной информационной системой, наличие структурированных и отраженных в системе бизнес-процессов, безусловно, облегчает труд первого лица компании и повышает эффективность управления. Однако все это прежде всего освобождает директора от ненужных и лишних обязанностей, делая поведение подчиненных более предсказуемым. Главная функция автоматизированного рабочего места руководителя - избавление от рутины.

Санкт-Петербург