Управляющие учат экономить

Передача объекта недвижимости в эксплуатацию профессиональной компании только на первый взгляд обходится дороже: качественное обслуживание сократит расходы собственника в долгосрочной перспективе

Эксплуатация нежилых объектов недвижимости – процедура сложная и затратная. При этом расходы на содержание зданий все время увеличиваются – вместе с ростом тарифов на коммунальные услуги. Управляющие и эксплуатирующие компании перманентно озабочены вопросом, как уменьшить эксплуатационные расходы. Но больше всех этот вопрос заботит владельцев недвижимости. Поскольку профессиональные УК требуют за качественные услуги качественного вознаграждения, собственники предпочитают заниматься оптимизацией расходов самостоятельно. Дефекты непрофессиональной эксплуатации накапливаются и через несколько лет приводят к серьезным сбоям.

Сами с усами

По мнению генерального директора компании «VMB-Траст» Александра Гришина, собственник не может оптимизировать расходы бесконечно. Причем, заботясь об оптимизации, владельцы недвижимости выпускают из поля зрения качество эксплуатации. Нанять УК, говорит Гришин, собственники решаются лишь в том случае, если услуги профессионалов обойдутся дешевле, чем содержание собственной эксплуатационной службы. Однако качественная работа требует качественной оплаты – услуги УК дороги. Собственники, как правило, к этому не готовы. По мнению Гришина, сам подход к решению, кому поручить эксплуатацию, неверен: «Нужно сверять удельную цену, сравнивать процедуры». Например, УК располагает специальным инвентарем, новыми технологиями уборки помещений, персонал одет в форму, все обязанности по договору между собственником и УК выполняются вовремя, организован контроль работы сотрудников.

Деятельность собственной эксплуатационной службы, как правило, налажена хуже. Но не потому, что в ней работают плохие специалисты: отношение владельца недвижимости к «карманной» службе мягче, наказаний за допущенные промахи может не быть вовсе. Между прочим, замечает Гришин, штрафы для УК в случае сбоев всегда больше. Зачастую для своей службы не придумано стандартов и процедур эксплуатации.

Но главное – подход собственника к обслуживанию здания. По словам Александра Гришина, нередко владельцы решают экономить на эксплуатации и выделяют недостаточно средств на эту позицию. Есть два способа эксплуатации – регулярный планово-предупредительный ремонт и эксплуатация по принципу «устранить аварию». «У собственников в основном обслуживание происходит по второму варианту, – говорит Гришин. – Причем это касается и старых зданий, и новых офисных центров. Собственник думает, что если здание новое, системы отлажены, то сторонние специалисты не нужны и регулярной работы проводить не надо». Однако уже через несколько лет новые системы, оставленные без профилактики, дадут сбой.

«Для сокращения издержек на содержание недвижимости обычно создают собственные „карманные“ УК, которые не работают с объектами других собственников. Как ни странно, порой именно в этих случаях издержки не сокращаются, а возрастают, – иронизирует генеральный директор компании „Praktis. Управление и Эксплуатация“ Анна Деркач. – Дело в том, что на содержание этих структур требуются деньги, но их доходность, как правило, оставляет желать лучшего». Иногда расходы на заработную плату персонала «карманной» компании составляют до 50% затрат на эксплуатацию.

Управляющие компании пытаются обосновать необходимость работы с профессионалами. По словам генерального директора бизнес-центров Teorema Holding PLC Бориса Жукова, УК предоставляет собственнику централизованное управление, единую информационную базу, единый стандарт управления (сервис, качество), а также помогает оптимизировать расходы при выборе поставщиков и подрядчиков. Кроме того, замечает генеральный директор Nira Fonds Вадим Марков, УК помогает сэкономить время и деньги: «Практика показывает, что в профессиональных УК (с учетом большого количества объектов, находящихся в эксплуатации, и рационального распределения денежных средств) уровень зарплат позволяет привлекать к работе специалистов высокой квалификации с большим опытом работы, способных решить большее количество вопросов. Поэтому даже если на начальном этапе эксплуатации расходы одинаковые, в дальнейшем УК может существенно снизить затраты».

Если привлечь управляющую компанию на раннем этапе, утверждает генеральный директор УК «Система» Евгений Якушин, может получиться еще большая экономия: «Стоимость девелоперского проекта в среднем на 50% состоит из стоимости инженерных систем и оборудования. Эксплуатационная компания может дать ценные рекомендации по выбору инженерного оборудования: привлечение УК для обслуживания объекта позволяет сэкономить до 30% инвестиций в инженерную инфраструктуру и технические решения».

Экономика – самый главный аргумент, по мнению управляющего партнера «АйБи ГРУПП» Сергея Игонина. Однако просчитать ее сложно. По его словам, экономический эффект дает освобождение собственника от проблем, связанных с управлением: «Во-первых, это подбор персонала на открытом рынке, где подобные услуги стоят дорого. Во-вторых, формирование дееспособной команды. В-третьих, по своей численности она все равно будет превосходить команду внешней УК, которая меньшим числом может решить аналогичные задачи. В штате УК собственника будет как минимум руководитель, три-четыре подчиненных, делопроизводитель-секретарь, вплоть до собственной бухгалтерии. Могу привести пример, когда потенциальный руководитель УК, созданной собственником одного из бизнес-центров, демонстрировал мне помещения, отведенные для управляющей компании: кабинеты руководителя, секретаря, главного бухгалтера и т.д. Внешняя УК не держит на объекте такой многочисленный штат, занимая площади гораздо меньше и скромнее. Также собственнику придется возложить на себя заботу о морально-психологическом климате в этом коллективе, о неизбежных ротациях внутри него и т.п. Все эти моменты надо учитывать, принимая решение, какой будет управляющая компания – внешней или собственной».

Маленькая, но своя

Как отмечает генеральный директор управляющей компании «А+ Estate» (Группа ЛСР) Юрий Ильин, бурный рост строительства коммерческих объектов заставляет крупных застройщиков создавать управляющие компании внутри своих структур. Он полагает, что это помогает сократить издержки, поскольку внутренняя УК участвует в проекте уже на начальных стадиях – на этапе создания концепции и проектирования, чуть позже она занимается привлечением арендаторов. «Собственнику офисной недвижимости экономически выгодно создавать дочернюю компанию, – утверждает Ильин. – Это упрощает административный и финансовый контроль над работой управляющего, а также оптимизирует затраты на эксплуатацию. Девелопер не переплачивает за бренд сетевой УК и имеет возможность экономить в среднем 20-30% от стоимости эксплуатации 1 кв. м в месяц по сравнению со сторонней компанией. Однако при создании собственной управляющей структуры существует опасность столкнуться с нехваткой высококвалифицированного обслуживающего персонала».

Еще одна причина создания собственных УК, по мнению специалистов «Миллер-центра», – крайне ограниченное количество профессиональных компаний, способных решить весь спектр управленческих задач, в частности, в торговом центре: «Зачастую предлагаются услуги, связанные с клинингом, техническим обеспечением работоспособности здания и охраной. Соответственно, для выполнения этих же функций создание собственной УК на объекте представляется разумным решением. Многое зависит от того, какие услуги запрашивает собственник, в каком состоянии находится объект, какова степень доверия владельца управляющей компании. Сегодня собственник еще не готов полностью отдавать все полномочия по управлению в руки УК. Существует такое понятие, как Аsset management – когда УК получает полномочия, которые есть у собственника, вплоть до отчуждения объекта. Лишь бы в результате максимизировать прибыль собственника. Подобная система управления – большая редкость».

Робкие шажки доверия

Доверительное управление и эксплуатация нежилых объектов развиваются медленно. По некоторым данным, в управление внешним УК в Петербурге переданы не более 15% объектов коммерческой недвижимости. По словам специалистов, собственники по-прежнему не доверяют внешним управляющим. «Угроза захвата здания недобросовестными компаниями может быть одной из причин отказа передать объект в доверительное управление», – говорит Анна Деркач. По словам руководителя департамента по управлению и эксплуатации недвижимости компании Maris Properties in association with CB Richard Ellis Евгении Скачковой, собственники обращаются к УК нечасто: «Либо при укрупнении компании и избавлении от непрофильных направлений (собственных УК), либо когда владельцем выступает девелопер, который собирается продать объект институциональным инвесторам, или сам инвестиционный фонд».

 pic_text1

 Однако с развитием рынка разделение функций собственника, девелопера и УК становится заметнее. Управляющие подтверждают: обращений к профессионалам стало больше. Зачастую собственники нанимают УК на этапе строительства – до сдачи объекта в эксплуатацию, после чего отказываются от ее услуг. «Думают, что смогут сами обслуживать объект, – поясняет директор по развитию компании „МТЛ. Эксплуатация недвижимости“ Евгения Сучкова. – Создают свои УК, но через два года, а то и раньше возвращаются к профессионалам».

«В последнее время услуга доверительного управления коммерческой недвижимостью приобретает все большую популярность у владельцев объектов. Причин популяризации ДУ несколько, – рассказывает Анна Деркач. – Во-первых, не каждый собственник способен эффективно управлять своим имуществом. Во-вторых, на российском рынке появляются иностранные инвесторы, которые хотят, чтобы их имуществом управляли профессионалы. В-третьих, многие российские предприниматели, пройдя через неудачный опыт создания собственных УК, предпочитают не экспериментировать, а обращаться в специализированные компании». По мнению Сергея Игонина, по мере стабилизации рынка передача функций управления и эксплуатации будет происходить чаще.

Специфическая эксплуатация

Начав работать на одном объекте, управляющая компания, как правило, стремится нарастить их количество. В Петербурге образуются сетевые УК, которые в разных концах города обслуживают десятки объектов, зачастую различного функционального назначения. Это помогает оптимизировать расходы, хотя и не быстро. «Понятно, что работать с объектами одного класса, одинаковыми по площадям, расположенными в одном районе, – это идеальный случай, когда можно оптимизировать кадровую и управленческую структуру, – рассуждает Вадим Марков. – Но если компания хочет развиваться, приходится расширять географию, брать в эксплуатацию объекты различного назначения, уровня, класса, что, безусловно, ведет к увеличению издержек. Однако это можно компенсировать дальнейшей работой в этом направлении и подбором объектов, близких по классу и географии».

В управлении и эксплуатации объектов различного функционального назначения, класса, площади и т.д. есть своя специфика. Борис Жуков отмечает: «Торговый центр, офисный центр и отель – это разные системы зданий. К тому же уровень первичных затрат на строительство отеля примерно в два раза выше, чем на строительство бизнес-центра (взять хотя бы внутреннюю отделку). В отличие от бизнес-центра, для отеля арендуется меньшая площадь на меньшее количество дней и увеличивается ротация. Строительство торгового центра обходится примерно в полтора раза дороже бизнес-центра».

По мнению Александра Гришина, управлять ТЦ намного сложнее, чем, например, бизнес-центром: требуется больше уборки, приходится проводить маркетинговые акции, и т.д. Кроме того, отмечает Анна Деркач, посещаемость торгового или многофункционального комплекса намного выше, чем бизнес-центра. Это значит, что для обеспечения безопасности на объекте должно быть больше охранников.

Многофункциональные, торговые и торгово-развлекательные центры потребляют больше электроэнергии для внутреннего освещения, чем офисные центры, рассказывает Деркач. Не следует забывать о фудкортах, кафе, ресторанах, постоянно работающих эскалаторах, лифтах, туалетах, которые также требуют энергозатрат. «Чтобы все это исправно функционировало, необходимы специалисты, которые регулярно проводят осмотр, выявляют проблемные узлы и устраняют их. Им нужно платить зарплату. Чтобы заменить вышедшие из строя приборы и системы жизнеобеспечения, нужны денежные вложения для их приобретения», – говорит она. При управлении складской недвижимостью приходится принимать во внимание время погрузоразгрузочных работ, которые ведутся непрерывно днем и зачастую происходят ночью, необходимо также управлять большими транспортными потоками. Вадим Марков отмечает особую специфику эксплуатации отелей – большой постоянный штат горничных, уборщиц, которые проводят ежедневную уборку, а также техническое обслуживание, подразумевающее регулярный мелкий ремонт.

По словам Евгении Скачковой, различия в стоимости эксплуатации коммерческих объектов кроме их функционального назначения обусловлены этапом жизни объекта, кадровым составом, организацией взаимодействия подразделений, режимом работы (круглосуточно, без выходных и т.п.). Руководитель проектного отдела ASTERA St.Petersburg Александр Волошин также замечает: при работе с объектами различных категорий гораздо важнее площадь, нежели функциональное назначение. «Компания, имеющая опыт управления и эксплуатации, скажем, офисных объектов с небольшой площадью, вряд ли сможет качественно работать в этом же сегменте, но на масштабных проектах», – полагает он.

По мнению Евгения Якушина, с технической стороны эксплуатация одинакова для всех объектов недвижимости, а расходы на нее зависят не от функциональности объекта, а от способов, методов и режимов эксплуатации.

Сократить эксплуатационные затраты может сетевая компания, причем несколькими способами. Анна Деркач полагает, что накладные расходы уменьшаются пропорционально росту количества объектов. «Стоимость услуг зависит от количества объектов: чем больше в сети обслуживания офисов, торговых комплексов и других объектов, тем ниже стоимость услуг для потенциальных клиентов, естественно, до разумного минимума», – добавляет Якушин.

По мнению Евгении Скачковой, наибольшая экономия достигается, если процессы унифицированы: «Дешевле всего построить стандартную схему обслуживания и работать с однотипными объектами. Если подразумевать не только экономическую выгоду, но и повышение профессионализма, имеет смысл работать с разными объектами. Выработка стратегий, программ эксплуатации, накопление статистического материала – все это позволяет успешно решать задачи любой степени трудности, а в итоге уменьшать расходы на эксплуатацию».

Обслуживание на стороне

Постепенно в сфере управления недвижимостью получает развитие аутсорсинг. Эксплуатация – лишь составляющая часть управления, которую можно передать сторонней компании. По словам Евгения Якушина, на Западе привлекать эксплуатационную компанию для обслуживания объектов коммерческой недвижимости давно стало нормой: это позволяет сосредоточиться на основном направлении деятельности, увеличить собственную компетентность в сфере управления.

По мнению Юрия Ильина, передача услуг на аутсорсинг особенно уместна, когда здание находится под управлением собственной УК. Борис Жуков утверждает, что аутсорсинг выгоден в отдельных сферах, например в автотранспортном сервисе, клининге, обслуживании систем вентиляции, кондиционирования, а также опасного оборудования (лифтов, котельных) и сложных инфраструктурных систем. «То же относится к узкоспециализированным работам по текущему ремонту, если необходимо превысить штатное расписание», – говорит Жуков. «При специфических работах, которые требуют разового привлечения специалистов, – текущий ремонт фасадов, помывка стеклянных фасадов – аутсорсинг также выгоден», – добавляет Вадим Марков. «В идеале всю эксплуатацию нужно отдавать на обслуживание специалистам-практикам», – уверен Якушин. Однако есть позиции, которые владельцы недвижимости упорно оставляют за собой. «Отдавать на аутсорсинг управление финансовыми потоками, что практикуется на Западе, российские собственники пока опасаются», – говорит Александр Волошин.

Анна Деркач считает, что любой вид работ, выполняемый службой эксплуатации, можно передать на аутсорсинг: «Среди достоинств аутсорсинга – возможность для компании-нанимателя сосредоточиться на своей основной деятельности, сократить документооборот, избавиться от уплаты дополнительных налогов, не раздувать штаты и т.д. Поэтому аутсорсинг в эксплуатации особенно популярен среди компаний, обладающих значительным имущественным фондом».

Профессиональные УК также привлекают сторонние компании, но делают это реже. Обычно – в тех случаях, когда нужны специальные лицензии на выполнение определенных работ или требуется задействовать рабочую силу, содержать которую на постоянной основе нерентабельно. Например, при управлении небольшими объектами площадью 2-2,5 тыс. кв. м принято отдавать клининг, если нет наработанной клиентской базы или средств для покупки дорогостоящей техники.

 pic_text2

Недостаток аутсорсинга, по мнению Анны Деркач, – в снижении рентабельности работ. «По нашим расчетам, накладные расходы службы эксплуатации в составе УК гораздо ниже, чем такой же службы на аутсорсинге, – рассказывает Деркач. – Так, если отдавать эксплуатацию на аутсорсинг, накладные расходы увеличатся минимум на 25%. При аутсорсинге некоторых работ по клинингу доход нашей компании составляет от одной шестой до трети в общей стоимости работ. Если бы мы выполняли их самостоятельно, суммы были бы в полтора раза больше. И могли достигнуть 25-45% от общей стоимости выполняемых работ».

Евгения Скачкова полагает, что с развитием рынка УК станут более активно пользоваться услугами аутсорсеров: «Задачей УК останется построение схемы взаимодействия профессионалов из различных компаний».

Надежда умирает последней

Специалисты уверены: рынок услуг управления и эксплуатации коммерческой недвижимости будет расти. Хотя бы потому, что в городе строится все больше крупных объектов нежилого назначения, обслуживание которых нельзя пустить на самотек. Однако мало у кого есть уверенность, что профессионалы займутся их эксплуатацией в ближайшее время.

«В целом перспективы развития рынка управляющих компаний на ближайший временной период не самые радужные: подавляющее большинство собственников по-прежнему предпочитают самостоятельно обслуживать свои объекты, создавая внутри специальные команды, обучая сотрудников, – говорит Александр Волошин. – Практика аутсорсинга редка, встречается в основном у иностранных девелоперов. Причины – недостаточно зрелый рынок, нежелание делиться доходами, непонимание всей специфики управления и эксплуатации».

Евгения Сучкова ожидает качественного сдвига уже в следующем году, поскольку рынок активно пополняется крупными торговыми комплексами и бизнес-центрами, приходят московские и западные инвесторы, привычные к разделению функций. Сергей Игонин полагает, что сигналом для качественного сдвига послужит стагнация. По мнению Евгения Якушина, ждать придется долго: «К 2020 году до 70% собственников будут обращаться к профессионалам, а при условии госрегулирования число руководителей, прибегающих к услугам эксплуатационных компаний, достигнет стопроцентной отметки. Можно сказать, что это будет нелегкий, тернистый путь выхода эксплуатационников из тени, но путь востребованный».

Анна Деркач также ожидает, что спрос на работу УК пойдет в рост: «Петербургский рынок услуг по управлению коммерческой недвижимостью один из наиболее прогрессивных в стране. Именно благодаря петербургским специалистам появился Закон о доверительном управлении, пролоббированный Гильдией управляющих и девелоперов и профессиональными компаниями, работающими в этой сфере. Это внушает уверенность, что новые стандарты управления недвижимостью, внедряемые профессионалами, будут восприняты местными бизнесменами. Думаю, произойдет дальнейшая популяризация ДУ, а значит, возникнет большая потребность в профессиональных УК».

По мнению Деркач, не останутся в стороне и «карманные» УК, которым по мере роста их профессионализма начнут доверять свои объекты не только аффилированные структуры, но и сторонние организации. По словам Вадима Маркова, специализированные компании уже подрастают, получая в управление все большее число объектов. Он полагает, что через несколько лет крупные фирмы займут основную долю рынка. А Борис Жуков ожидает наступления цивилизованного рынка лет через сорок, «когда произойдет смена поколений, повысится уровень образования и появятся новые технологии». Действительно, для наступления новой эры на рынке эксплуатационных услуг мало роста «сознательности» собственников и количества переданных УК объектов – важно, чтобы обслуживались они качественно, в соответствии с самыми новыми технологиями.

Санкт-Петербург