Информационные технологии занимают не последнее место в списке инструментов, способных помочь предприятию в конкурентной борьбе. Однако многие российские предприятия молоды, невелики по масштабам и ни материально, ни морально не готовы к внедрению корпоративных информационных систем стоимостью в сотни тысяч долларов. Выходом для них могут послужить универсальные информационные системы. Это целый слой программного обеспечения: системы документооборота, управления корпоративной информацией, бизнес-процессами. Инвестиций они требуют на порядок меньше, чем, например, широко признанная производственная концепция управления ресурсами предприятия Enterprise Resource Planning (ERP), вызывающая тихий ужас руководителя при мысли о финансовых и временных затратах. Однако отдачу такие информационные системы способны принести ощутимую - они автоматизируют функции управления и улучшают качество обмена информацией.

Программа-минимум

Задачи управления на предприятии разнообразны. Актуально управление не отдельными объектами, а потоками. Производственные, финансовые, логистические потоки должны быть направлены в русло потоков информационных. Информация в устной, письменной, электронной форме - это "нервная система" предприятия. Низкая скорость движения информации подобна замедленной реакции: в конкурентной борьбе предприятие не сможет проявить максимальную эффективность и рискует пропустить нокаутирующий удар противника. Сбой в информационных потоках чреват последствиями вплоть до полного бизнес-паралича - остановки предприятия.

Первая задача совершенствования работы с информацией и документами - хранение массива данных и сокращение затрат на поиск нужных. По некоторым оценкам, клерк на российских предприятиях тратит до 40% рабочего времени на поиск и обработку бумажных документов. Вторая задача - управление передачей документов по инстанциям. На крупных предприятиях иногда остается только гадать, каким будет путь и срок прохождения запроса, а нередко сотрудник склонен направлять бумаги на свое усмотрение - по пути, показавшемуся ему сегодня самым коротким. Третья задача - контроль за эффективностью работы с информацией, предотвращение ее потерь. Руководитель не имеет ресурсов держать все вопросы на контроле, а в толстых пачках бумаг так просто потерять нужную. В результате информация может "зависнуть" на одном рабочем месте, и, например, запрос клиента останется без ответа.

Универсальные ИТ-системы помогают автоматизировать функции управления и оптимизировать информационные потоки. Они применимы для широкого слоя предприятий, не имеют жесткой привязки к виду деятельности и форме собственности, требуют на порядок меньших инвестиций, чем мощные корпоративные системы

Многие процессы обработки информации имеют сложную, многоступенчатую структуру. Для управления ими полезно знать, где и какая информация обрабатывается на текущий момент, насколько процесс продолжителен и на какой срок можно прогнозировать его завершение. Также необходимы инструменты для оценки эффективности работы сотрудников и включения показателей в систему мотивации персонала для увеличения этой эффективности. На это и направлена оптимизация бизнес-процессов. Для реализации таких проектов требуется формализованное описание работ и разработка методов внедрения изменений.

В качестве перспективы многие зарубежные компании присматриваются к набирающей силу концепции управления знаниями в компании. В ней на первое место выступает не столько сбор информации, имеющей отношение к бизнесу, рынку, деятельности компании, сколько тесная интеграция данных, налаживание логических взаимосвязей, установка правил, позволяющих с помощью мощных технических средств обработки информации получать ответы, по качественному уровню сравнимые с выводами отраслевого эксперта-специалиста.

Система-максимум

Задачи информационной логистики (управления информационными потоками) могут быть решены их переводом в электронный вид. Создание программно-аппаратного комплекса означает, что работникам необходимо поставить компьютеры, соединить их в сеть и приобрести программное обеспечение, которое позволит использовать вложенные в компьютерное "железо" деньги с ожидаемой отдачей. Программы - самый сложный вопрос. Согласно общемировой тенденции, стоимость материальных, энергетических и прочих ресурсов растет, и только стоимость работы с информационными ресурсами падает. В основном это заслуга производителей электроники, наращивающих производительность компьютерной техники вдвое за каждые три года и те же деньги. Производители программного обеспечения не имеют столь значительных успехов, но и они не дремлют. Для нужд предприятий и компаний разрабатываются разнообразные программные комплексы. О некоторых из них и пойдет речь.

Система управления корпоративной информацией должна "сжигать" потери времени персонала. По этому показателю и стоит оценивать экономическую эффективность ИТ-систем

Панацеей на пути к технологическому совершенству работы с информацией считаются комплексные информационные системы класса ERP, позволяющие управлять ресурсами всего предприятия. Сложность в том, что подобные решения подходят далеко не всем компаниям. Первое ограничение - масштаб бизнеса: для малых и многих средних предприятий эти системы недоступно дороги и слишком громоздки. Следующее препятствие - трудоемкость изменения ERP на фоне высокой динамики бизнеса. Наконец, алгоритмы производства, заложенные в ERP, в корне отличаются от схем, привычных небольшим предприятиям сферы услуг, торговли, государственным структурам. ERP-системы управляют структурированными данными, а процесс принятия управленческих решений может использовать более разнообразные источники информации. Преобладание неструктурированной информации в работе компании делает применение "жестких" структур ERP нецелесообразным.

Более гибкий подход реализует другой класс информационных систем, на Западе получивший название систем управления документами (СУД), в российской практике - систем электронного документооборота (СЭД).

Упорядоченность, согласованность, оперативность

На рынке документооборота представлено более 50 систем, в большинстве - российских (западные отсечены высокой стоимостью лицензирования и сопровождения). Системы способны предоставить ряд инструментов управления, в первую очередь направленных на организацию работы персонала.

Не надо объяснять, как важен в управлении механизм назначения и контроля заданий. В рамках системы документооборота появляется возможность организовать развитую систему мониторинга и ведения статистики по документам и заданиям: время подготовки документа, случаи нарушения временных нормативов на обработку запроса, количество выполненных заданий. Такая статистика позволит руководителю оценить эффективность и работников, и подразделений, и свою собственную.

Задачу обеспечения командного взаимодействия рабочих групп обслуживает механизм совместных календарей, позволяющих планировать работу сотрудников, последовательную и параллельную обработку документов и заданий. Общее информационное пространство снижает потери времени на взаимодействие сотрудников в географически удаленных подразделениях, не требует адаптационного периода к рабочей среде во время командировок в филиалы компании.

На управление бизнес-процессами работает механизм прикрепления и отправки документов по заранее определенным маршрутам. Термин workflow ("поток работ") включает сохранение реестров маршрутов движения документов, назначение ответственных исполнителей на маршруте, мониторинг состояния документа в пути.

- Отмечу два наиболее важных момента, которые необходимо учесть еще до внедрения любой системы автоматизации. Первый: заинтересованность топ-менеджеров предприятия во внедрении системы появляется при четком понимании, что основная ее цель - снижение себестоимости, повышение конкурентоспособности конечного продукта за счет ускорения внедрения инноваций. Второй: очень важна работа с сотрудниками, чтобы они не саботировали внедрение системы. Она заставит людей более организованно выполнять работу, трудиться более интенсивно. Так что не исключено, что люди подсознательно будут отторгать внедрение системы, так как никому не хочется выполнять больше работы за единицу времени, чем на текущий момент. Часты примеры, когда система электронного документооборота внедряется директивно, но люди не принимают ее, не пользуются ею или пользуются недостаточно эффективно. Поэтому у руководителя должны быть надлежащие полномочия для "продавливания" внедрения системы сверху вниз. И вместе с тем нужна мотивация сотрудников.

Внедряемые системы предназначены для управленческого документооборота. Но движение приказов, положений, служебных записок и т.п. с одного рабочего места на другое не так актуально, так как существуют такие вещи, как внутренний сайт, интранет-сайт, внутренние доски объявлений и т.п. К тому же не всем сотрудникам необходим доступ ко всему массиву служебной информации. Таким образом, основной упор нужно делать на движение производственной документации - чертежей, технических документов, описаний. Особенно это важно в конструкторских отделах предприятий, потому что огромное количество документов переносится с одного стола на другой, из одного отдела в другой, при этом теряется определенное количество информации, она искажается, увеличиваются сроки ее движения. Внедрение системы электронного документооборота реально увеличивает скорость разработки нового продукта, тем самым повышает уровень конкурентоспособности предприятия. Чем быстрее предприятие обновляет продукцию, тем более конкурентоспособной она становится. И мы, может быть, уйдем от ситуации, когда на разработку новой модели автомобиля уходит 15 лет, в то время как японцы разрабатывают ее за два года.

Cтроительными организациями, сервисными компаниями, фирмами из сферы информационных технологий все чаще востребовано проектное управление. Традиционно необходимые функции - планирование проекта, отслеживание его контрольных точек, назначение и курирование ответственных за этапы, ведение отчетов по выполнению задач.

Предприятия, для которых приоритетны стандарты качества, могут использовать систему поддержки формирования процедур качества, хранение документации в соответствии с требованиями стандартов качества.

В рамках единой информационной системы реализуется общая схема деятельности географически рассредоточенных филиалов организаций: бизнес-процессы распространяются не только на головной офис, но и на территориально удаленные подразделения. Это благоприятно влияет на формирование и поддержку корпоративной культуры.

Система управления корпоративной информацией может обеспечить информационную прозрачность предприятия для руководителя при условии готовности к этому персонала. Имеются в виду не только правила информационной культуры и дисциплины, но и информационная безопасность. Многие системы поддерживают стандарты шифрования и электронной подписи в документах. Пока законодательная база электронного обмена информацией между хозяйствующими субъектами и государством только развивается: принят закон об электронной подписи, ведется практика сдачи налоговой отчетности в электронной форме. И хотя полного механизма перевода всего внешнего документооборота предприятия в электронную форму еще нет, перспектива российских компаний - в интеграции с зарубежными партнерами, которые давно ведут электронный обмен документами в едином стандарте. Актуальная тема для предприятий в развитых странах - взаимодействующие системы документооборота партнерских предприятий как один из инструментов организации управления цепочками поставок. Использование такой технологии существенно снижает сроки обмена документами, повышает гибкость и оперативность взаимодействия предприятий.

Интернет используется большим числом компаний - это среда общения с клиентом, инструмент маркетинга и продаж. Функции систем управления корпоративной информацией предусматривают связь внутреннего документооборота компании и внешней информационной "витрины" в интернете. Концепция управления содержанием интернет-сайта (Web Content Mаnagеment) провозглашает минимальные затраты времени на поддержание корпоративного сайта в актуальном состоянии при невысоких требованиях к компетенции рядовых сотрудников (не ИТ-специалистов).

Система управления корпоративной информацией должна "сжигать" потери времени персонала при работе с информацией и документами. По этому показателю и стоит оценивать экономическую эффективность систем.

Софтформинг

Итак, нужны корпоративные информационные технологии, рассчитанные на некрупный по масштабу бизнес. Что предлагает рынок? За этой информацией и за примерами внедрения подобных систем мы обратились к представителям информационных компаний Екатеринбурга.

- Мы внедряем системы документооборота Office Media и Company Media производства компании IBM, - рассказывает заместитель директора по консалтингу компании " Интермаст" Игорь Неживых. - Они имеют идеологическую общность, но различны в масштабах. Система Office Media создана для единичных небольших предприятий. Самая большая организация, работающая на Office Media, - торговая сеть бытовой техники "М-Видео". Всего по России 700 пользователей, 2 тысячи документов в день. Company Media - система для корпораций и холдинговых структур, имеющих собственный документооборот и в то же время объединенных общим документооборотом. Такие решения использует администрация президента Татарстана, министерство РФ по связи и информатизации, Аэрофлот, " Итера", ЛУКойл, Связьинвест, Ростелеком, Транстелеком, ОАО "Большевик", " Тетрапак" и многие другие.

ИТ-холдинг " КОРУС АКС" разработал систему документооборота "К&Д" на базе Lotus Notes, продолжает внедрение системы "Контроль обращения граждан" в Управлении по работе с обращениями граждан правительства Свердловской области. В 2002 году в адрес областного правительства поступило более 9 тысяч обращений от граждан. По словам менеджера "Коруса" Ирины Петрухновской, с апреля 2003 года управление по работе с обращениями граждан полностью перешло на работу в новой системе.

Начальник департамента программных решений компании "Деком Компьютерные Системы" Дмитрий Богаткин описал потенциал системы Documentum, поставленной на ОАО "Северсталь" для автоматизации обработки обращений клиентов (заказов, рекламаций, претензий, вопросов). В результате только за счет повышения производительности труда сотрудников соответствующих отделов система окупилась за полгода эксплуатации. В дальнейшем планируется внедрение системы для автоматизации следующих задач: управления технологической документацией и документацией по качеству, управления конструкторской документацией и проектами, публикации каталогов и описания готовой продукции на интернет-ресурсах компании, автоматизации процессов снабжения.

По словам директора компании "Крона КС" Алексея Андриянова, система электронного документооборота OPTIMA-Workflow, предлагаемая предприятием, "это конструктор бизнес-процессов с механизмом отслеживания их выполнения. На Урале система внедрена на Верхнепышминском медеплавильном комбинате и Первоуральском новотрубном заводе".

В таких организациях, как ФГУП "Свердловскавтодор", ОАО "Шереметьево-Карго", ФУП "Госкорпорация по ОВД", ОАО "Уралэлектромедь", компании " Высо", НПФ " Дата Крат-Екатеринбург", а также в правительстве Свердловской области используется собственная разработка компании NAUMEN - система документооборота "NauDoc".

Не стоит ждать

Рост потребности в системах документооборота со стоимостью внедрения от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов, по прогнозам, будет опережать внедрение дорогостоящих интегрированных информационных систем. Это один из самых бурно развивающихся сегментов рынка программного обеспечения. Пусть система документооборота закроет не 100, а 80% потребностей предприятия, но объем инвестиций будет ему по силам.

А многим предприятиям системы управления корпоративной информацией будет достаточно: используя ее блоки как детали конструктора, предприятие выстроит собственную информационную систему. Рациональный путь - поиск варианта, выгодного на текущем этапе развития компании.