Заблуждение 1: «Контролировать всё вручную надежнее»
Аутсорс давно вошел в нашу повседневную жизнь: мы заказываем еду или продукты на дом, вызываем такси, когда не можем или не хотим вести машину, а уборку доверяем клининговым службам. Эти решения экономят время и силы, позволяя сосредоточиться на действительно важных вещах. То же самое можно сделать и в бизнесе.
За годы работы у сотрудников и руководителей сложились привычка контролировать всё вручную и убеждение, что «так надежнее». Часто бизнесу страшно переходить на новые рельсы, особенно когда этот переход требует обучения. Однако концепция гиперконтроля может привести к «замыливанию» взгляда на бизнес, что отнимает ценное время и мешает стратегическому планированию, тогда как современные автоматизированные решения, напротив, помогают контролировать процессы.
Александр Умрихин, старший руководитель проектов «Яков и Партнёры», отмечает: «Явными плюсами аутсорсинга являются сокращение затрат на передаваемые процессы и повышение уровня сервиса — за счет передачи более специализированной организации, которая вдобавок за счет эффекта масштаба (обслуживание нескольких компаний) может выполнять эти действия меньшим количеством ресурсов. Эти критерии и являются ключевыми при определении процессов, которые можно передать на аутсорс».
Избежать опасностей, связанных с утечкой информации, и долгого перехода на «новые рельсы» помогают проверенные сервисы. Например, вместо ручного анализа расходов на топливо можно использовать системы учета, которые автоматически собирают данные, выявляют аномалии и формируют отчеты. CRM-системы, такие как Битрикс24 или RetailCRM, помогают управлять взаимоотношениями с клиентами, а бухгалтерские программы вроде 1С или БухСофт — вести учет и готовить отчеты. Важно сосредоточиться на развитии компании, не погрязнув при этом в микроменеджменте.
Заблуждение 2: «За переходом к аутсорсу следует оптимизация штата»
Среди предпринимателей есть заблуждение, что за аутсорсингом последуют сокращения, однако на самом деле автоматизация направлена на то, чтобы настроить процессы на полную мощность. «Аутсорс и автоматизация части процессов открывают возможности для компаний работать с максимальной эффективностью, освобождая сотрудников от рутинной нагрузки», — говорит Роман Лещенко, операционный директор Яндекс Go для бизнеса.
Представьте ситуацию: сотрудник вместо своей профильной работы — создания маркетинговой стратегии — занимается развозом документов к партнерам по просьбе руководителя. Это не прямая обязанность сотрудника, и дополнительный ресурс, по сути, тратится впустую и точно не работает на личную эффективность — времени и энергии на креатив просто не остается. А если задача с развозом свалилась внезапно, в процессе могут возникать «препятствия»: адресаты перепутаны, а кто-то просто не вернул закрывающие документы.
«Когда профессионалы вынуждены заниматься непрофильными задачами, их продуктивность неизбежно падает», — подтверждает Роман Лещенко. А ведь доставку документов можно было просто делегировать стороннему сервису. Особенно это актуально, когда подобные «внезапные» поручения становятся регулярными.
Автоматизация должна начинаться с самых необходимых процессов — тех, на которые уходит больше всего сил, времени и денег. Как правило, это рутинные задачи. «Одна из главных целей здесь — создать для сотрудников комфортные условия работы и убрать то, что их отвлекает от прямых обязанностей либо не дает их выполнять эффективно. Так, распределение таких задач, как управление колл-центрами или бухгалтерией, на аутсорс позволяет командам сосредоточиться на стратегически важных аспектах бизнеса», — добавляет Роман Лещенко.
Заблуждение 3: «Автоматизация — это дорого и сложно»
Многие считают, что внедрение новых технологий может дорого обойтись компании, и что адаптация сотрудников к новым процессам и интеграция новых решений займут значительное время. Однако современные цифровые инструменты позволяют взять на себя множество рутинных задач: от заказа такси и оснащения кофе-пойнтов в офисе до упрощения организации командировок и обеспечения прозрачного документооборота. «Такие изменения могут показаться сложными и затратными, но они приносят долгосрочные выгоды, оптимизируя операционку», — отмечает Роман Лещенко.
Самым оптимальным вариантом является переход на B2B-экосистемы, которые решают сразу несколько задач бизнеса в одном окне. Такие платформы, благодаря своей комплексности, сокращают время на решение административных задач и выполняют их намного качественнее, чем человек. Например, в случае с организацией командировок они берут все заботы на себя, а сотрудник может сосредоточиться на своей основной работе. Роман Лещенко добавляет: «Внедрение электронной подписи и кадрового электронного документооборота не требует больших вложений и позволяет людям не отвлекаться на рутину, экономя их время и деньги компании».
Примером такого подхода является сервис Яндекс Командировки. Достаточно утвердить тревел-политики, и сотрудник сможет самостоятельно выбирать в личном кабинете, какими авиалиниями лететь или в каком отеле остановиться. Нет необходимости сохранять ваучеры или уточнять, можно ли компенсировать дополнительные поездки на такси — есть лимит, в рамках которого у сотрудника полная свобода, а все траты мгновенно отражаются в личном кабинете у бухгалтера. С остальными административными задачами эффективно справляются современные B2B-экосистемы, такие как Яндекс Go для бизнеса, делая процессы более эффективными.
Заблуждение 4: «Для мотивации сотрудников достаточно „теплой атмосферы“ и конкурентной зарплаты»
Современные сотрудники ценят не только уровень оплаты труда, но и комфортные условия работы, такие как корпоративное такси, ДМС, компенсация топлива и гибкий график. Эти важные для работников бонусы можно доверить цифровым решениям и аутсорсингу. Исследование, проведенное HeadHunter, показывает, что 97% компаний предоставляют соцпакет в каком-либо виде, однако 32% сотрудников все же не получают вообще никакого соцпакета. Среди популярных опций — ДМС (27%), предоставление техники (23%) и оплата обучения (16%).
Корпоративное питание остается наиболее неудовлетворенной составляющей: 87% сотрудников отмечают его важность, но лишь 12% работодателей предоставляют такую поддержку. Тем не менее, в исследовании подтверждается, что вложение в комфортные условия работы сотрудников возвращается в виде повышенной продуктивности и лояльности.
Бонусный пакет компании может включать компенсацию такси или доставки и обеспечение сотрудников обедами, что по силам даже малому и среднему бизнесу. Не обязательно внедрять все сразу — можно начать с решения наиболее острых проблем компании.
Аутсорсинг и автоматизация — это не признак слабости бизнеса, а инструмент для роста. Делегирование непрофильных задач позволяет сосредоточиться на главном: развитии компании, улучшении продукта и удовлетворенности клиентов. Современные технологии и сервисы делают эти процессы доступными даже для небольших компаний. Начните с малого: автоматизируйте одну рутинную задачу или передайте на аутсорс один процесс. Результат не заставит себя ждать — вы увидите, как растет эффективность вашей команды и бизнеса в целом.
Больше новостей читайте в нашем телеграм-канале @expert_mag
