Порядок в делах

Спецвыпуск
Москва, 27.06.2005
«Эксперт Северо-Запад» №24 (229)
Потребность в системах электронного документооборота растет. Но чтобы воспользоваться их ключевыми возможностями, петербургским компаниям предстоит еще многое сделать

На российском и петербургском рынках систем электронного документооборота в последние годы наблюдается заметное оживление. Если раньше менеджеры имели лишь приблизительное представление о возможностях этих систем, то сейчас крупные и средние компании одна за другой запускают пилотные, а затем и полномасштабные проекты по автоматизации документооборота.

Мощная система документооборота дает компании практически неограниченные возможности по управлению движением документов и оптимизации связанных с этим бизнес-процессов. Внедрение такой системы становится важным этапом автоматизации и упорядочения деятельности предприятия. Поэтому мы решили исследовать, как реально работают системы документооборота в компаниях Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Правильно и быстро

Первая и главная задача автоматизации документооборота - возможность контролировать движение управленческой и распорядительной документации. По словам генерального директора компании "Оникс - сетевые технологии, компьютеры" Сергея Бутузова, многие предприятия начинают автоматизировать делопроизводство с создания электронного архива. Среди бумажной документации, накопленной за годы работы, искать нужные документы тяжело и накладно.

К примеру, в группе компаний "СТЭК" одной из задач проекта по автоматизации документооборота было формирование архива электронных документов юридического управления. По словам вице-президента по информационным технологиям Владимира Ульянова, большой объем и постоянные изменения в правоустанавливающей документации осложняли работу управления, и вопрос отслеживания версий документов стоял весьма остро. Кроме того, было необходимо упорядочить движение входящих и исходящих писем: в холдинге существует пять точек их регистрации. Эти задачи были реализованы в рамках пилотного проекта на платформе DocsVision от компании Digital Design.

Похожими соображениями был вызван запуск системы документооборота в холдинге "Северное управление строительства". Документооборот решили автоматизировать на основе модуля "Маркетинг и менеджмент" КИС "Компас". Как рассказал заместитель финансового директора по информационным технологиям Сергей Иванов, вначале была построена база данных, и только потом - маршруты движения документов, система оповещений, система учета входящих и исходящих писем.

В результате интеграции этих блоков с ранее установленными модулями предприятие получило законченную информационную систему. Работая в ней, менеджер видит одновременно результаты переписки и учетную информацию, касающуюся контрагента, а бухгалтер при работе со счетами-фактурами мгновенно вызывает электронную копию договора и других документов. Для руководства организован удаленный доступ к системе, и менеджеры, находясь в командировке, могут оперативно управлять движением документов с ноутбуков и смартфонов.

В проекте автоматизации делопроизводства, который реализуется сейчас во ФГУП "Адмиралтейские верфи", одной из ключевых задач было создание единой регистрационной базы для всех документов. Однако еще более важной стала автоматизация контроля за исполнением внутренних распорядительных документов. Решить эти задачи позволил запуск системы делопроизводства TilosDoc (разработчик - "АМТЭЛ") на основе набора компонентов Tilos Suite.

По словам начальника отдела делопроизводства Елены Стукаловой, раньше распорядительные документы доставлялись в типографию для тиражирования, после чего направлялись в подразделения по графику доставки документов. "С внедрением системы появилась возможность зарегистрировать документ и, "подцепив" сканированную копию, разослать его для исполнения сразу после регистрации. Теперь всегда можно выяснить, в какой стадии находится исполнение задания. В систему заложена функция контроля исполнения, есть встроенный генератор отчетов, которые дают полную информацию по документу".

Подобные функции есть во всех полноценных системах электронного документооборота, и, как отмечает Ульянов, это заметно повышает исполнительскую дисциплину и ответственность за результаты работы. Наличие единого информационного пространства и единой системы регистрации особенно актуально для холдингов, где необходимо согласовывать бизнес-процессы на нескольких предприятиях.

Прокладывая путь

Еще одна причина для внедрения системы документооборота - потребность в автоматизации самого процесса движения документов. Как считает Сергей Бутузов, более других в этом заинтересованы энергетические, строительные, конструкторские организации - компании, где управление проектами ведется на протяжении значительных периодов времени. Системы документооборота, обладающие workflow-функциональностью, позволяют выстраивать маршруты прохождения документов между исполнителями; чаще всего речь идет о согласовании проектов документов.

В институте "Ленморниипроект" внедряется система автоматизации делопроизводства FlowDoc, разработанная компанией ComputerAge на платформе Lotus Workflow. Благодаря заложенным в систему маршрутам движения управленческих и инженерно-конструкторских документов характер проектной деятельности меняется. "Один из эффектов введения электронного документооборота заключается в том, что многие операции, которые раньше выполнялись только последовательно, теперь реализуются параллельно", - комментирует начальник отдела автоматизации проектирования и выпуска проектов Артур Аракелян. Теперь не нужно никого искать, чтобы поставить визу на проекте или получить замечания: достаточно отправить документ и спокойно заниматься другими делами.

Выстраивание маршрутов дает существенную экономию времени за счет сокращения рутинных операций. По словам Владимира Ульянова, "процесс оплаты счетов в обычном, "бумажном" варианте занимает не менее двух дней, и решению производственных задач это сильно мешает". По мнению Елены Стукаловой, автоматизация процесса согласования делает работу более прозрачной. Теперь сотрудник может не только выяснить состояние документа, но и изучить весь маршрут его движения.

Автоматизация также закладывает основы управления качеством. Формально сертификация по стандартам качества не требует наличия информационной системы, но если движение документов автоматизировано, соблюдение стандартов становится делом техники. "Ленморниипроект" прошел сертификацию по ISO 9000 в 2000 году, и утвержденные тогда схемы продвижения документов были без труда реализованы в рамках FlowDoc.

Ликвидация бескультурья

Возможности систем документооборота весьма серьезны, но довольно высоки и требования к компаниям, намеренным эти системы внедрять. Прежде всего такие компании сталкиваются с проблемой организационной культуры. Любая информационная система требует формализации бизнес-процессов и готовности пользователей работать с ней. Автоматизация документооборота предполагает также, что в компании формируется полноценная культура "электронного" общения. Как сотрудники, так и менеджеры должны понять, что задания теперь выдаются и принимаются только через информационную систему и следует работать с четко формализованными поручениями.

Владимир Ульянов вспоминает, что после успешного завершения пилотного проекта руководство компании решило сразу же организовать автоматизированный контроль исполнительской дисциплины и маршрутизацию документов. "Но мы столкнулись с недостаточной подготовленностью на уровне офисного персонала. Пришлось заниматься банальным обучением, которое сейчас прошли уже более 40 человек", - говорит Ульянов. Быстрее идут дела в "Ленморниипроекте": за годы предшествующей автоматизации институту удалось накопить критически важный ресурс - позитивное отношение сотрудников к информационным системам.

Проблемы возникают и на уровне топ-менеджмента. Взять, к примеру, ввод данных. Если CRM-система возлагает это бремя на рядовых сотрудников, а начальству остается регулярно просматривать отчеты и графики, то система документооборота требует активности прежде всего от руководителей. "Получать информацию из программы хотят все, а вот использовать ее как инструмент управления готовы немногие", - сетует Сергей Иванов. Нередко случается, что всю работу по визированию, согласованию, раздаче указаний через систему менеджеры поручают секретарям.

"Сейчас прослеживается явное противоречие между необходимостью отслеживать документооборот и нежеланием подстраиваться под механизмы, которые этот контроль обеспечивают, - констатирует Сергей Бутузов. - Потребность работы с системой документооборота ощущают, как правило, управленцы среднего звена и значительно реже - топ-менеджеры".

Есть и другие сложности, материальные и технические. Системы документооборота недешевы, причем эти затраты не дают немедленного экономического эффекта; порой недостает оборудования и вычислительных мощностей. Решиться на масштабный проект такого рода могут сейчас очень немногие предприятия.

Медленно, но верно

Возможности систем документооборота используются отечественными компаниями лишь частично. Большинство предприятий, начавших автоматизацию документооборота, проходят только первые этапы внедрения. Где-то идет запуск пилотных проектов, где-то - проектов с ограниченной функциональностью, которые потом будут постепенно дополняться новыми блоками и модулями. Одним предстоит интегрировать в систему конструкторский документооборот и автоматизировать переписку между подразделениями, другим - обеспечить маршрутизацию документов, организовать управление качеством или создать электронный архив.

Хотя бизнес делает лишь первые шаги в сторону автоматизации документооборота, шаги эти довольно уверенны. Торопиться не стоит; главное, что менеджмент и акционеры компаний начинают понимать важность электронного документооборота. Так, по словам Владимира Ульянова, одним из критериев выбора системы управления документами для "СТЭК" были возможности интеграции с используемыми программными решениями. А значит, приходит понимание и другого факта: именно документооборот обеспечивает реальную интеграцию приложений в рамках корпоративной системы.

Санкт-Петербург

У партнеров

    «Эксперт Северо-Запад»
    №24 (229) 27 июня 2005
    Кризис на рынке недвижимости
    Содержание:
    Самостоятельная работа

    Кризис на рынке жилищного строительства Петербурга возник под воздействием как рыночных, так и внерыночных факторов. От того, какие уроки извлекут из этого застройщики и власти, будет зависеть будущее строительного комплекса города

    Реклама