Без бумаги

Спецвыпуск
Москва, 23.02.2004
«Эксперт Северо-Запад» №7 (164)
Ассортимент систем электронного документооборота на российском рынке пока небогат. Но уже через несколько лет он станет гораздо шире

Развитие бизнеса обычно сопровождается ростом объема документации. Помимо чисто экономических затрат на бумагу и оргтехнику (принтеры, копиры и т.п.), он влечет за собой потерю времени. "В современных рыночных условиях медленная реакция на документ, долгое его исполнение губительны для предприятия", - говорит директор петербургского офиса компании " АйТи" Рашид Поздняков. Кроме того, как отмечает руководитель отдела программного обеспечения DISPLAY Group Михаил Проект, возникает другая проблема - ухудшение контроля за исполнением документов. "Особенно часто с этим сталкиваются компании, в которых велика доля бизнес-процессов, связанных с обработкой бумажных документов. Например, предприятия с конструкторскими подразделениями, архивными службами и организации, продуктом труда которых являются бумажные документы - государственные учреждения и т.д.", - отмечает директор центра компетенции Digital Design Владимир Андреев. Спасением может стать установка системы электронного документооборота (СЭД). Именно она позволяет сократить издержки на обработку и хранение бумажных документов.

С точки зрения разнообразия петербургский рынок СЭД пока находится в начальной стадии развития: готовые профессиональные решения есть, но их немного. Активно работают лишь несколько компаний, предлагающих товары и услуги делопроизводителям. В Москве их тоже немного - около 20. На Западе же за место под солнцем на этом рынке сражаются сотни фирм.

Какие бывают?

Сегодня СЭД - это программные комплексы (очень редко сопровождаемые специальной компьютерной техникой), которые внедряются в вычислительную инфраструктуру предприятия. По сути - это специальное программное обеспечение (ПО), рассчитанное на групповую работу в сетевом окружении. Базовое и одновременно самое сложное понятие в СЭД - сам документ. Здесь он предстает как некая учетная карточка, содержащая необходимые поля (автор, дата создания, прикрепленные файлы и т.п.), которая по мере движения документа постоянно дополняется.

Исторически (в основном речь идет о западном опыте) СЭД делятся на несколько типов (DMS, WorkFlow, GroupWare), в зависимости от решаемых ими задач. Первая группа - это хранение архивов документов. Основная функция таких систем связана с возможностью ведения больших баз данных, управления архивами. Ко второму типу относится организация групповой работы с документами. На первом месте в таких системах находятся функции согласования, обсуждения и т.д. Третья группа систем специализируется на организации и управлении бизнес-процессами, связанными с документооборотом.

Поставщики СЭД по-разному оценивают эти составляющие. "Если несколько лет назад существовало четкое разделение систем по типам, то сейчас трудно выделить ту или иную функциональность, ПО стремится к интеграции всех трех классов. Правда, пока в равной пропорции это ни у кого не получилось. Все представленные на рынке системы имеют свои особенности", - говорит руководитель направления компании " Рексофт" Юрий Ибрагимов. Соответственно, руководитель, делая выбор, должен определить, что для него важнее - просто учет деловой корреспонденции, управление архивами или организация структурированной системы прохождения документов.

ПО для автоматизации документооборота разделяют также на "коробочные", настраиваемые и промышленные системы. "Коробочное" ПО обладает базовым набором программного обеспечения. Типовая поставка обычно включает такие функции, как управление контактами, учет инвентаря, контроль и учет исполнения документов и т.д. Однако поскольку обычно они плохо масштабируемы, в них трудно реализовать сложные схемы прохождения документов. Кроме того, часто существуют ограничения и по функциональности (например, организации и управления контроля доступа), объемам баз документов, количеству пользователей. Это ограничивает круг их применения мелкими и средними предприятиями.

Настраиваемые СЭД относятся к так называемым проектным системам, то есть для каждого предприятия создается свое решение. Эти системы подходят для средних и крупных предприятий. Если у заказчика специфическая задача (например, сканирование анкет с последующим сбором и сортировкой информации), то под нее разрабатывается специальный проект.

Промышленные системы - это платформы, когда решения пишутся на заказ фактически с нуля. Пользователями таких СЭД обычно являются крупные предприятия, чей документооборот отличается сложностью прохождения документов, большими объемами данных, множеством транзакций и необходимостью поддержки составных документов.

На какой платформе?

С технологической точки зрения СЭД различаются по платформам и системам управления базами данных, на которых работает электронный документооборот.

Наиболее популярны две платформы - это Lotus Notes (в частности, система "БОСС-Референт"), MS SQL и Oracle. Споры о том, какая из них эффективнее, ведутся давно и без явного перевеса в одну из сторон. Сторонники Lotus Notes говорят о том, что эта платформа изначально создавалась для организации разнообразных информационных потоков. Их противники упирают на массовость платформ MS SQL и Oracle. Впрочем, по данным исследовательской компании РБК, разработки на базе Lotus Domino/Notes контролируют большую часть российского рынка.

Некоторые отечественные компании предпочли разработать собственные платформы, которые в основном совместимы с самыми популярными операционными системами. Так, в частности, поступили петербургский Digital Design (платформа DocsVision), московские "Оптима", Cognitive Technologies ("Евфрат").

"По поводу оптимального выбора платформы можно долго дискутировать. С одной стороны, массовые системы управления базами данных кажутся более надежными и знакомыми, а СЭД является адаптивной настройкой над ними. С другой - платформы оригинальной разработки специально созданы для организации документооборота и не требуют особых условий эксплуатации, в частности приобретения дополнительного ПО", - говорит Михаил Проект.

Тем не менее вопрос платформы очень важен при выборе системы. Каждая компания имеет свою историю информационных технологий и исторически тяготеет к тому или иному типу платформ. Если компания использует Lotus, то переход на другую систему станет неоправданно дорогим.

Если ИТ-инфраструктура для документооборота строится с нуля, то следует учитывать, что каждая из платформ обладает своей функциональностью. Например, Lotus, как говорят специалисты, - это хорошая система управления электронными документами, которая успешно реализует работу с карточками, включая такие функции, как регистрация документов, согласование и т.п. Lotus WorkFlow расширяет этот набор функций за счет добавления конструктора бизнес-процессов. Правильный выбор системы позволит не только грамотно оптимизировать документооборот, но и сэкономить деньги. В частности, для небольших отделов с узкими задачами подойдет даже MS Exchange, который благодаря своему родству с остальными продуктами Microsoft обеспечивает знакомую среду и не требует лишних лицензионных отчислений, если он уже установлен на предприятии.

У кого?

На российском рынке насчитывается более двух десятков компаний, продвигающих системы электронного документооборота. В Петербурге активных игроков можно пересчитать по пальцам, в первую очередь это компании "АйТи", Digital Design, Display Group, которые работают приблизительно в одной нише. Затем идут "Гарант" и "Кодекс", которые ориентируются на средние и малые предприятия. Среди компаний, занимающихся тяжелыми промышленными системами, на рынке, по оценкам экспертов, выделяется лишь "Рексофт", который продвигает Documentum.

Documentum - одна из трех представленных в России западных систем документооборота. Кроме нее это DOCS Open/DOCS Fusion и Lotus Domino.Doc. Они представляют собой не готовые системы, а платформы, на основе которых под конкретный заказ разрабатывается проект, а заказчик получает походящий для его нужд электронный документооборот. Другая сторона такого подхода - относительная дороговизна, длительные сроки предварительного обследования и установки системы. Рынок, на который ориентируются российские партнеры зарубежных компаний, - крупные предприятия, в основном имеющие западных акционеров. Примечательно, что в разное время на отечественный рынок делали попытки выйти и другие иностранные разработчики, причем весьма именитые. В России промелькнули такие имена, как FileNet (главным партнером была петербургская фирма ВСС), Inoculan от Siemens, Work Expeditor от Compaq. Основная проблема при продвижении западного ПО в нашей стране - локализация. Практика показывает, что перенос на российскую почву зарубежных систем обходится достаточно дорого.

Заглянем в будущее

В целом сейчас выбор СЭД на российском рынке невелик. Более того, все системы зачастую обладают одинаковым набором типовых качеств и недостатков. Поэтому, если для компании масштабная автоматизация документооборота пока не является критической задачей, с выбором системы можно подождать еще года два. По прошествии этого срока, по всем прогнозам, рынок СЭД будет куда более разнообразным, а сами системы намного полноценнее.

Во-первых, на массовом рынке в ближайшее время станут набирать обороты комплексные системы. В эту нишу будут стремиться и поставщики "коробочных" решений. Другая тенденция - все чаще появляются специальные отраслевые СЭД, предназначенные, в частности, для нужд специфических компаний, например конструкторских бюро, или реализующих одну из базовых функций. Так, "Рексофт" на основе платформы Documentum разработал собственную систему "Documentum/ОРД" (организационно-распорядительная документация).

"Сейчас происходит смещение акцента в той роли, которую система электронного документо-оборота играет в компании. Если раньше основными преимуществами систем электронного документооборота считались сокращение потребления бумаги, уменьшение доли потерянных документов, снижение непроизводительных затрат рабочего времени (на ожидание в приемных и т.д.), то теперь акцент ставится на управлении компанией, коллективной работе и принятии стратегических решений", - говорит Рашид Поздняков.

Во-вторых, уже сейчас существует возможность создания нового класса приложений - систем управления знаниями. Их можно создать, когда на предприятии существует множество документов. В рамках таких систем можно проводить аналитические и статистические исследования, искать закономерности, например определить, как сотрудники загружены на рабочем месте. Как отмечает Владимир Андреев, системы управления знаниями - это новый вызов для рынка, и поставщики ответили на него по-разному, предложив свои трактовки и подходы к решению таких задач.

Кроме того, одной из задач документооборота (особенно для крупных холдингов) становится обмен корреспонденцией. Поэтому сейчас многие поставщики интегрируют в СЭД веб-сервисы, в частности решения, основанные на языке XML, которые позволяют объединять документооборот в единое информационное пространство.

На Западе также появляются системы, которые призваны эффективно решать отдельные задачи СЭД. Среди них, например, Data Record Management - управление аудитом документов. Такие системы могут пригодиться для компаний, обязанных отчитываться об использовании документов, их изменениях, например - в сфере государственных контрактов. Кроме того, за рубежом появляются решения, которые поддерживают медийные документы, например управление аудио- и видеоданными, их хранением.

Одним из существенных пробелов в истории развития систем документооборота была его оторванность от учетно-управленческих корпоративных систем. СЭД существовали в своей отдельной нише. Во многом это объясняется историческими причинами - первоначально автоматизированный документооборот отвечал за обособленные задачи на предприятии, такие как канцелярия, архив, система контроля исполнения и т.д. Однако по мере развития СЭД и вовлечения внешних процессов поставщики стали предлагать специальные модули, которые интегрируют электронный документооборот в другие корпоративные системы.

Наконец, как отмечает Юрий Ибрагимов, в ближайшее время возрастет роль консалтинга при организации документооборота. Если консультанты весьма востребованы, например на рынке больших информационных систем, то в случае с СЭД они пока играют второстепенную роль (хотя в некоторых случаях консалтинг может составлять до 30% от стоимости установленной системы документооборота).

Санкт-Петербург

Базовые характеристики платформ СЭД
Наиболее популярные системы документооборота в России

Новости партнеров

«Эксперт Северо-Запад»
№7 (164) 23 февраля 2004
Инвестиции в Прибалтику
Содержание:
Реклама